++

...+

Theขี้ฝุ่นริมทาง

วันจันทร์ที่ 6 กรกฎาคม พ.ศ. 2552

ประหยัดเวลาในการประชุม

', '


จาก หนึ่งสมอง สองมือ
รวมบทสนทนา "ชีวิตธุรกิจ" พ.ศ. 2530
โดย ประสาร มฤคพิทักษ์


เดี๋ยวนี้การประชุม กลายเป็นภาระกิจสำคัญของฝ่ายบริหารจำนวนมาก
นักบริหารหลายคนใช้เวลาในห้องประชุมมากว่านั่งที่โต๊ะทำงาน

คนที่ไม่เรียนรู้เรืองการประชุม
จะต้องสูญเสียเวลามากกับการเสนอประเด็นถกเถียงอภิปราย
การประชุมกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อ

นอกเหนือจากความสามารถในการนำประชุมของประธานแล้ว
สาเหตุอย่างหนึ่งครับที่การประชุมต้องเสียเวลามาก
ก็เพราะผู้เข้าประชุมทั้งหลาย
ต่างก็พกพาปัญหาของตนเองไปเสนอให้ที่ประชุมแก้ไข
โดยไม่ได้คิดหาทางเลือกเตรียมไว้ก่อนในใจ พอถึงวาระที่จะเสนอ
ก็พูดถึงแญหาขึ้นมา แล้วโยนให้ที่ประชุมพูด
และหาทางเลือกกันเองในที่ประชุมนั้น

แทนที่จะตัดสินปัญหาได้ภายใน 5 นาที กลับต้องใช้เวลาเป็นชั่วโมง
เพื่อหาเหตุผลต่างๆมาสนับสนุน หรือโต้แย้งประเด็นปัญหานั้นๆ

ลองนึกภาพว่า ถ้าผู้เข้าประชุมเสนอปัญหาขึ้นมาแล้วบอกว่า
ปัญหานี้มีสาเหตุอะไรบ้าง ทางแก้ไขประกอบด้วยทางเลือกต่อไปนี้ 1,2,3,4
แต่ละทางเลือก มีข้อดีข้อเสียอะไรก็พูดไป ด้วยวิธีเช่นนี้
จะเป็นบุญต่อที่ประชุมอย่างมากที่ไม่ต้องเสียเวลาอภิปรายกันให้ยืดเรื่องยาวความออกไปอีก

จะทำให้แต่ละคนมีความสามารถในการเตรียมเรื่องราวต่างๆให้พร้อมอย่างที่ว่า
ก็อยู่ที่ผู้บริหารต้องแนะนำชี้แจงล่วงกน้าเสียก่อน
และอยู่ที่ความรับผิดชอบของผู้เข้าประชุมแต่ละคนด้วย.

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น