1. หลักการจัดการไม่ได้ยึดถืออย่างเคร่งครัดตามกระบวนการทางด้านการผลิตอย่าง เดียว คนก็เป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของงาน
2. ผู้จัดการจะต้องได้รับการอบรมมาอย่างดี จนมีความรู้ทางด้านการจัดการ สามารถที่จะนำเอาหลักการบังคับบัญชามาใช้ได้อย่างเหมาะสม และสอดคล้องกับสถานการณ์
3. องค์การหรือหน่วยงานจะต้องจัดให้มีบรรยากาศในการทำงาน สร้างสรรค์และส่งเสริมให้บุคคลที่ทำงานมีความสนใจในการปฏิบัติงาน
4. งานจะสำเร็จลงได้ จะต้องอาศัยการจัดการที่ให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม
5. แบบหรือหลักของการบังคับบัญชา การควบคุม จะต้องยึดถือปรัชญาการปฏิบัติในทางสร้างสรรค์ (Positive Philosophy) เกิดความรู้สึกในทางดีต่อคนและต่องาน จะนำเอาหลักการใช้อำนาจอย่างเดียว (Pure Authority) มาใช้กับคนโดยไม่มีการยืดหยุ่นเลยไม่ได้
6. การกำหนดโครงสร้างของงาน หรือการจัดองค์การจะต้องกระทำในทางที่มีความหมายและให้ความสำคัญต่อคนงาน
บริหารแบบการสร้างทีมงาน TW (Team Work)
คำว่า “ทีมงาน” หมายถึง กลุ่มคนที่รวมตัว เพื่อสร้างความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน ด้วยจุดมุ่งหมายเพื่อให้เกิดความรักความสามัคคี ร่วมมือร่วมใจในการทำงานร่วมกันให้สำเร็จตามความประสงค์ขององค์การ
การทำงานเป็นทีมจะก่อให้เกิดประโยชน์อย่างมหาศาลเนื่องจาก ความรู้ความสามารถของบุคคล จะมีอยู่ในแต่ละคนโดยเป็นความสามารถที่แตกต่างกันอย่างหลากหลาย ฉะนั้นการทำงานเป็นทีมจึงเท่ากับ ให้แต่ละคนนำความรู้ความสามารถของเขาออกมา แล้วปฏิบัติงานร่วมกันให้เกิดประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพโดยยึดหลักการ บริหารทีมงาน ดังต่อไปนี้
- มีการแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย
- กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ
- จัดระบบการติดต่อสื่อสาร
- มีการประสานงานร่วมกัน
กระบวนการสร้างทีมงาน (Team Work Process) เป็นการจัดขั้นตอนเพื่อกำหนดทิศทางการทำงาน ให้บุคลากรได้ปฏิบัติหน้าที่ตามความเหมาะสมกับความรู้ความสามารถของแต่ละคน
รูปแบบของกระบวนการสร้างทีมงาน ได้แก่
1. มีการประชุม อภิปราย ภาระหน้าที่ จุดมุ่งหมายกระบวนการการทำงาน ลักษณะงานในหน้าที่และความรับผิดชอบ
2. ประชุมชี้แจงบทบาทหน้าที่ ความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิก ในการทำงานร่วมกันเพื่อประสิทธิภาพของทีมงาน
3. พัฒนาความรู้ ความเข้าใจ ให้เกิดแก่สมาชิกเพื่อสร้างความร่วมมือร่วมใจ ยอมรับความคิดเห็นซึ่งกันและกัน
4. สร้างกลไกการติดต่อสื่อสาร ระหว่างสมาชิกผู้ร่วมงาน เพื่อให้เกิดการประสานงานที่ดี
5. ปรึกษาหารือ ประชุมติดตามผลการทำงาน เพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา
ลักษณะของการสร้างทีมงาน (Formalization of Team Work) เพื่อให้การทำงานบังเกิดผลดี จำเป็นต้องจัดระบบทีมงานให้เหมาะสม ซึ่งลักษณะของการสร้างทีมงานที่ดีคือ
- ควรให้สมาชิกแต่ละคนในกลุ่ม รู้บทบาทและหน้าที่
- สมาชิกแต่ละคนต่างเคารพในสิทธิและหน้าที่ซึ่งกันและกัน
- ไม่เอาเรื่องส่วนตัว มาเกี่ยวข้องในการในทำงาน
- ให้มีการติดต่อสื่อสารกันอย่างทั่วถึง
- สร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกัน
- ให้สมาชิกทุกคนสนับสนุนและช่วยเหลือกัน
- ระดมความคิดสร้างสรรค์เพื่อศักยภาพของทีมงาน
การติดต่อสื่อสารของทีมงาน (Communication of Team Work) เป็นการสร้างความร่วมมือระหว่างสมาชิก มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการทำงาน รวมทั้งก่อให้เกิดความรู้สึกและความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ลักษณะของการติดต่อสื่อสารที่ดีได้แก่
- สร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่นอย่างใกล้ชิดสนิทสนม
- เป็นการสื่อสารสองทางในการรับรู้ข่าวสารระหว่างกัน
- มีอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารที่ทันสมัย
- ไม่สร้างความขัดแย้งระหว่างสมาชิกของกลุ่ม
- เสริมสร้างแรงจูงใจและกระตุ้นให้เกิดความร่วมมือ
- สนับสนุนความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ รวมทั้งการให้กำลังใจ
ผู้จัดการ คือ ผู้ใช้ทรัพยากรทุกชนิดที่มีอยู่ ให้เกิดผลตามวัตถุประสงค์ขององค์การ เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปตามวัตถุประสงค์ ผู้จัดการควรมีคุณสมบัติ ดังนี้
- ควรเป็นผู้ที่มีความรู้พอสมควร และสามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบัน
- มีความคิดเห็นที่ทันสมัย ต้องศึกษาและฝึกฝนตนเองอยู่เสมอ
- มีความคิดริเริ่ม
- สนับสนุนความคิดใหม่ๆ ของผู้ใต้บังคับบัญชา
- ทำงานอย่างมีระบบ
- มีความสามารถในการประสาน และรู้หลักมนุษย์สัมพันธ์
- มีความยุติธรรม
การพัฒนาตัวเพื่อเป็นผู้นำ (Self Development for Leadership)
- พัฒนาตนเองด้านต่างๆ
- การมีความสุภาพอ่อนโยน
- ปรับตัวเข้ากับบุคคลโดยทั่วไป
- ฝึกตนเองให้มีใจคอกว้างขวาง
- การพัฒนาตนเองเพื่อเป็นแบบอย่างแก่ผู้ร่วมงาน
- มีความมานะ อดทน
- มีระเบียบวินัย ปฏิบัติตนตามกฎหมาย
- ละเว้นการประพฤติชั่ว
- ทำตัวเหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่
- มีความเฉลียวฉลาดและรอบรู้
- มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
- พัฒนาจิตสำนึกต่อการเป็นผู้นำ
- มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี
- เอาใจเขามาใส่ใจเรา
- เคารพสิทธิหน้าที่ผู้อื่น
- มีความวิริยะอุตสาหะ
- เสียสละทุ่มเทเวลาให้กับงาน
- สร้างความรักและศรัทธาแก่ผู้ร่วมงาน
- การพัฒนาการทำงาน
- มีความรู้ความเข้าใจในนโยบายขององค์การ
- รู้กฎหมายระเบียบในหน้าที่การงาน
- รู้แนวทางการวิวัฒนาความก้าวหน้าเพื่อส่วนรวม
- เป็นผู้มีความรู้ความสามารถ
- เป็นผู้มีความรับผิดชอบต่อผลการทำงานที่เกิดขึ้น
- มีความคิดริเริ่มและรู้จักใช้คนให้เหมาะสม
- การปฏิบัติตัวในฐานะผู้นำ
- เปิดโอกาสให้ทุกคนเข้าพบแบบเป็นกันเอง
- พูดคุยโดยไม่ถือตัวและสุภาพเรียบร้อย
- มีความเสมอภาคและเที่ยงธรรม
- ไม่ทำตนเป็นคนเห็นแก่ตัว
- สำรวจตนเองถึงความบกพร่องต่างๆ
- ใฝ่ความความรู้เพิ่มเติมอยู่สมอ
- ปรุงปรุงบุคลิกภาคให้เหมาะสมอยู่ตลอดเวลา
- ฝึกฝนตนเองให้เป็นผู้มีเหตุผล
- ศึกษาแนวทางการดำเนินชีวิตเพื่อเป็นผู้นำที่ดี
- บุคลิกท่าทางของผู้นำ
- มีบุคลิกภาพโดยรวมสง่างาม
- มีการแต่งกายเหมาะสมและทันสมัย
- พูดเก่ง มีสาระ เสียงดัง ฟังไพเราะ
- มีอัธยาศัย ต้อนรับด้วยมิตรไมตรี
- เข้าสังคมได้ดีทุกโอกาส
- การใช้ดุลยพินิจตัดสินใจ
- ศึกษาปัญหาด้วยความรอบรู้
- คิดค้นสาเหตุแห่งปัญหาและมูลเหตุที่เกี่ยวข้อง
- ประเมินค่า ข่าวสาร ข้อมูล พร้อมด้วยการวิเคราะห์
- กำหนดทิศทางเลิกเพื่อแก้ปัญหา
- ปฏิบัติการตัดสินใจด้วยความสุขุมรอบคอบ
- การแก้ปัญหาความขัดแย้ง
- โดยการใช้อำนาจและสิทธิเข้าจัดการแก้ปัญหา (Domination)
- โดยใช้วิธีประนีประนอม (Compromise)
- โดยวิธีการประสานความเข้าใจ (Integration)
ประโยชน์ของการสร้างแรงจูงใจ มีดังต่อไปนี้
- ส่งเสริมความรัก ความสามัคคีในหมู่คณะ
- ก่อให้เกิดความจงรักภักดีต่อองค์การ
- สร้างขวัญและกำลังใจให้แก่บุคลากรในองค์การ
- ทำให้การทำงานเป็นไปด้วยความราบรื่น
- เสริมสร้างความก้าวหน้าแก่พนักงานและองค์การ
- ทำให้การบริหารทีมงานขององค์การดีขึ้น
- การใช้ทรัพยากรขององค์การเกิดประโยชน์สูงสุด
- ลดความขัดแย้งและปัญหาต่างๆ ขององค์การได้มาก
- สร้างความเป็นธรรมของบุคลากรในองค์การ
- เพิ่มผลผลิตมากขึ้น แก่องค์การ
มนุษย์สัมพันธ์ในองค์การ
(Human Relation in Organization)
เครื่องมือทำงานของผู้บริหาร (Tools for Administration) ที่จะทำงานให้ประสบความสำเร็จ เพื่อให้สมาชิกในองค์การเกิดความร่วมมือในการทำงาน และลดปัญหาความขัดแย้งในองค์การ แบ่งออกเป็น 6 ประเภท คือ
- เครื่องมือกระตุ้น (Simulation Tools)
- ความกระตือรือร้น (Enthusiasm)
- ความสดชื่นรื่นเริง (Cheerfulness)
- ความไม่เห็นแก่ตัว (Unselfishness)
- เครื่องมือรักษาความมั่นคง (Stabiling Tools)
- ความสุขุมเยือกเย็น (Calmness)
- ความสม่ำเสมอ (Consistency)
- เครื่องมือใช้ประหยัดเวลา (Time Saving Tools)
- ความง่าย (Simplicity)
- ความรับฟัง (Receptive)
- ความเปิดเผย (Frankness)
- ความประทับใจ (Impressiveness)
- เครื่องมือสร้างความคล้อยตาม (Conforming Tools)
- ความมั่นคง (Firmness)
- ความแนบเนียน (Tacful)
- ความอดทน (Patience)
- เครื่องมือเหนี่ยวรั้ง (Restraining Tools)
- เกียรติศักดิ์ (Dignity)
- ความสุภาพอ่อนโยน (Courtesy)
- เครื่องมือสร้างความจงรักภักดี (Loyalty Tools)
- ความเมตตากรุณา (Kindness)
- ความเป็นกันเอง (Friendliness)
แนวทางการสร้างมนุษย์สัมพันธ์โดยทั่วไปได้แก่
- ไม่ถือตัวและพูดกับทุกคน
- มีความสุภาพ วางตัวเหมาะสมตามกาลเทศะ
- สร้างความสัมพันธ์ และเป็นมิตรกับทุกคน
- มีความสนใจต่อบุคคลอื่นด้วยความจริงใจ
- เรียกชื่อบุคคลอื่นได้ถูกต้อง
- พูดจายกย่องคนอื่นมากกว่าการตำหนิติเตียน
- หลีกเลี่ยงการยกตนข่มท่าน
- มีความเห็นอกเห็นใจผู้อื่น
- ให้ความต้อนรับแก่ทุกคนด้วยความสุภาพอ่อนโยน
- นำความคิดผู้อื่นมาประกอบการพิจารณาดำเนินการ
- ให้ความช่วยเหลือผู้อื่นเมื่อมีโอกาส
การสร้างมนุษย์สัมพันธ์ของผู้บริหารมีรายละเอียดโดยสรุป คือ
- การทักทายผู้อื่นก่อน
- เป็นคนเปิดเผยโดยไม่ปิดบัง
- มีความสุภาพ อ่อนโยน
- มีอารมณ์ขัน และรักสนุก
- ยิ้มแย้ม แจ่มใส
- ใจคอเยือกเย็น ควบคุมอารมณ์ได้ดี
- มีความเป็นกันเองกับคนทุกๆคน
- มีสีหน้า ดวงตาแจ่มใส เบิกบาน
- เป็นคนสงเคราะห์ เกื้อกูล
- จำชื่อคนได้แม่นยำ
- ตั้งใจพูดกับคู่สนทนา
- ยกย่องให้เกียรติผู้อื่น
- มีบุคลิกภาพเป็นผู้นำทั้งทางกาย ทางวาจาและทางใจ
- ให้คำปรึกษา ให้กำลังใจ แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาเมื่อเขาทำดี
- ไม่ตำหนิคนต่อหน้าผู้อื่น
- มีมิตรภาพ ห่วงใยผู้ใต้บังคับบัญชานอกเวลางาน
- ไม่หลงตน หลงอำนาจ และเป็นคนชอบระแวงสงสัย
- ไม่ตัดสินใจขณะมีอารมณ์ และเลือกที่รักมักที่ชัง
- คำสั่งต้องชัดเจน และให้โอกาสแสดงความคิดเห็น
- มีความห่วงใยผู้ใต้บังคับบัญชา และสมาชิกในครอบครัว
- มีศีลธรรม และคุณธรรมประจำใจ
มนุษย์สัมพันธ์ฐานะผู้ใต้บังคับบัญชา
(Human Relation for Subordinate)
- ทำงานให้เต็มเวลา เต็มความสามารถ
- ยอมรับการตัดสินใจของผู้บริหาร
- กระตือรือร้นทำงานให้มีประสิทธิภาพ
- ใฝ่หาความรู้ ทำงานให้มีประสิทธิภาพ
- ยกย่องผู้บังคับบัญชาตามโอกาสอันควร
- แสดงกิริยายิ้มแย้มแจ่มใส อยู่ตลอดเวลา
- รู้จักและพยายามเรียนรู้นิสัยส่วนตัวของผู้บังคับบัญชา
- ไม่นินทาผู้บังคับบัญชาทั้งต่อหน้าและลับหลัง
- แสดงความยินดีเมื่อผู้บังคับบัญชาประสบความสำเร็จชีวิตส่วนตัว
- มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์เสนอต่อผู้บังคับบัญชาตามโอกาส
- นำความคิด นโยบายผู้บังคับบัญชาปฏิบัติให้เกิดผล
- แสดงความจริงใจ บริสุทธิ์ใจต่อผู้บังคับบัญชา
- ไม่บ่นถึงความยากลำบากในการทำงาน
- ไม่รบกวนผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเรื่องเล็กๆน้อยๆ
- ไม่เอาเรื่องส่วนตัวมาปะปนกับงาน
- แสดงความเห็นอกเห็นใจเมื่อผู้บังคับบัญชามีปัญหา
- ควบคุมอารมณ์เมื่อไม่เห็นด้วยกับผู้บังคับบัญชา
- พยายามหลีกเลี่ยงการประจบสอพลอ
- ไม่พูดเรื่องส่วนตัวของผู้บังคับบัญชาในทางเสื่อมเสีย
- ประเมินตนเองเป็นครั้งคราวเพื่อทราบความบกพร่อง
มนุษย์สัมพันธ์ฐานะเพื่อนร่วมงาน (Human Relation for Workers)
- แสดงความคุ้นเคยและไว้เนื้อเชื่อใจ
- ให้เกียรติและรับฟังความคิดเห็น
- เป็นผู้ให้ตามโอกาสอันควร
- มีความจริงใจต่อกัน
- ช่วยเหลือเมื่อเพื่อนมีความเดือดร้อน
- พบปะสังสรรค์เมื่อมีโอกาสอันควร
- ไม่นินทาว่าร้ายเพื่อนทั้งต่อหน้าและลับหลัง
- เก็บความลับของเพื่อนได้ดี
- มีความสุขุมรอบคอบและอดทน
- มีเจตคติเป็นประชาธิปไตย
- มีใจคอกว้างขวาง
- มีความเสมอต้นเสมอปลายอยู่เสมอ
- ยกย่องชมเชยเพื่อนในโอกาสอันควร
- ยอมรับและให้ความสำคัญเพื่อนร่วมงาน
- ไม่ก่อศัตรูและสร้างปัญหาขัดแย้ง
- ให้คำแนะนำ ข้อคิดเห็นแก่เพื่อนตามโอกาส
- ร่วมมือและช่วยเหลือเพื่อนในการทำงาน
มนุษยสัมพันธ์ฐานะผู้ให้บริการ (Human Relation for Service) กับบุคคลทั่วไป
- แต่งกายดี มีความสุภาพ
- มีท่าทีที่เป็นมิตรไมตรีกับทุกคน
- ทำงานด้วยความซื่อสัตย์สุจริต
- รู้จักควบคุมอารมณ์เป็นปกติ
- เข้าใจความต้องการของผู้อื่น
- เลิกความรู้สึกว่า คนเป็นเจ้าขุนมูลนาย
- รักษาสุขภาพร่างกายดีอยู่เสมอ
- ไม่บ่น และพูดจาเสียดสี เหน็บแนม
- ให้คำปรึกษา แนะนำที่ถูกต้อง
- ให้บริการที่รวดเร็ว ว่องไว
- เข้าร่วมกิจกรรม ให้เกิดความคุ้นเคย
- รับฟังความคิดเห็นผู้อื่น
- มีจิตสำนึกอยู่เสมอว่า งานบริการเป็นงานที่มีเกียรติ
มนุษย์สัมพันธ์เพื่อทำงานร่วมกัน
(Human Relation for Co-Operation)
ในการทำงานร่วมกัน จะต้องพึ่งพาอาศัยกัน รู้จักการประนีประนอมยอมรับในสิ่งที่ผิดพลาดบกพร่อง ถนอมน้ำใจให้ความรักสนิทสนม แม้ว่าจะมาจากสถานที่ต่างๆ อาจจะแตกต่างสถานภาพ ชีวิตความเป็นอยู่ การศึกษา เพศ และวัย ฯลฯ แต่เมื่อมาทำงานร่วมกัน ก็จะต้องสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
- ทำอย่างไรจะชนะใจคน
- เอาใจเขามาใส่ใจเรา
- ปฏิบัติตนให้สอดคล้องกับความพอใจของเรา
- การสนทนาวิสาสะ
- รู้จักถามเพื่อให้เกิดความร่วมมือ
- รู้จักการฟังให้มาก พูดแต่น้อย
- มีท่าทางเหมาะสมทั้งการพูดและการฟัง
- มีความยิ้มแย้ม เบิกบาน
- มองคนอื่นในแง่ดี
- การใช้น้ำเสียงที่สุภาพอ่อนโยน
- ส่งเสริมศักดิ์ศรี เกียรติยศ
- ยกย่องชมเชยตามโอกาส
- พฤติกรรมที่ควรหลีกเลี่ยง
- ใจเรรวนไม่แน่นอน
- ไม่มีความรับผิดชอบ
- ดูหมิ่นผู้ใต้บังคับบัญชา
- เอาแต่ตัวรอดเพียงคนเดียว
- เจ้าอารมณ์ โมโหฉุนเฉียว
- ระเบียบเกินควร จุกจิก จู้จี้
- ชอบทำตัววิเศษกว่าคนอื่น
- มารยาทส่วนตัวหยาบคาย
- ไม่รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
- เลือกที่รักมักที่ชัง
- ชอบแสดงอำนาจบาตรใหญ่
- มีแต่ยาหอม ปราศจากความจริงใจ
- ไม่รักษาคำพูด คำสัญญา
- ไม่สนใจปัญหาการทำงาน
- ชอบหวาดระแวงเป็นนิสัย
- ไม่สนใจคำร้องเรียนผู้ใต้บังคับบัญชา
- เบียดบังผลประโยชน์ส่วนตัว
- ไม่ต่อสู้ผลประโยชน์ของผู้ใต้บังคับบัญชา
- ชอบผิดบังความรู้ในการทำงาน
- ชอบเสี้ยมเขาควายชนกัน
- ชอบขู่เข็ญ บังคับ
- หูเบา ชอบนินทาว่าร้าย
- การบำรุงรักษาผู้ใต้บังคับบัญชา
- รู้จักคุมอารมณ์ตัวเอง
- รู้จักวิธีส่งเสริมและการให้กำลังใจ
- รู้จักการให้รางวัลล่อใจ
- ชี้แจงความเคลื่อนไหวในองค์การ
- รักษาผลประโยชน์ของผู้ใต้บังคับบัญชา
- หลักการเข้ากับเพื่อนร่วมงาน
- ให้ความร่วมมือด้วยความเต็มใจ
- หลีกเลี่ยงการทำตัวเหนือกว่า
- พบปะสังสรรตามสมควร
- อย่าซัดทอดความผิดให้ผู้อื่น
- เข้าหาผู้อื่นก่อน
- ยกย่องชมเชยตามโอกาส
- หลีกเลี่ยงการนินทาว่าร้าย
- รับฟังความคิดเห็นตามสมควร
- มีความเสมอต้นเสมอปลาย
- มีความจริงใจ
- หลีกเลี่ยงการขอร้องหยุมหยิม
- มีใจคอกว้างขวาง
- หลักการเข้ากับผู้บังคับบัญชา
- เคารพยกย่องตามฐานะ
- ไม่ก่อศัตรูกับผู้บังคับบัญชา
- ทำงานให้ดี และหลีกเลี่ยงการประจบสอพลอ
- เรียนรู้นิสัยการทำงานของผู้บังคับบัญชา
- อย่านินทาเมื่อลับหลัง
- อย่ารบกวนผู้บังคับบัญชาเรื่องเล็กๆน้อยๆ
- อย่าโกรธผู้บังคับบัญชาที่ไม่เห็นด้วยกับความคิดเรา
- อย่าบ่นถึงความยากลำบาก
- สรรเสริญผู้บังคับบัญชาตามโอกาส
- เข้าหาผู้บังคับบัญชาให้เหมาะกับระยะเวลาและโอกาส
- การสั่งงาน
- อย่าสั่งในรายละเอียดมากเกินไป
- อย่าสั่งหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
- จงใช้วิธีขอร้องแทนคำสั่ง
- จงใช้คำพูดที่สุภาพ
- จงคำนึงถึงความรู้สึกของผู้รับสื่อบ้าง
- ให้โอกาสผู้รับสั่งมีเวลาคิดก่อนที่จะรับหรือปฏิเสธ
- การปกครองบังคับบัญชา
- ไม่ยึดมั่นในตนเองมากเกินไป
- ไม่พูดจารุนแรง และหยาบคาย
- ไม่เอาเปรียบผู้ใต้บังคับบัญชา
- ไม่หาประโยชน์ในทางที่ชอบ
- ไม่นินทาว่าร้ายผู้ใต้บังคับบัญชา
- ไม่เชื่อคนง่าย
- ไม่เป็นเผด็จการ
- มีความรู้ ความสามารถ
- มีเหตุผลดี มีใจเป็นธรรม
- มีอารมณ์ดี ไม่วู่วาม
- มีพรหมวิหาร 4
- รู้จักให้อภัยไม่อาฆาต
- มีความสนิทสนมเป็นกันเอง
- ช่วยเหลือ ดูแลผู้ใต้บังคับบัญชา
- ประพฤติตนเป็นตัวอย่างที่ดี
- เคารพเหตุผลเพื่อนร่วมงาน
- มีการยืดหยุ่น ผ่อนหนัก ผ่อนเบา
- มีการส่งเสริมและให้กำลังใจแก่ผู้ทำงาน
- มีความยุติธรรมในการพิจารณาความดีความชอบ
การวางแผน ลักษณะที่สำคัญ
- เป็นกระบวนการของการพิจารณาที่มีขั้นตอนต่างๆในการทำงาน
- เป็นการกำหนดเป้าหมายและวิธีการดำเนินงานสู่เป้าหมาย
- เป็นเรื่องของสมมติฐานในอนาคต โดยอาศัยข้อมูลที่มีอยู่ในปัจจุบัน
- เป็นเรื่องของการใช้ความคิด จินตนาการหรือการคาดคะเน โดยอาศัยข้อมูลปัจจุบัน แล้วนำมาใช้กับการทำงานในอนาคต
- เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ของหน่วยงาน
- เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการจัดระบบงาน และการจัดสรรทรัพยากรในการปฏิบัติงาน
แผนงานจะอำนวยประโยชน์ให้แก่การประกอบธุรกิจดังต่อไปนี้
- ลดการทำงานตามยถากรรม
- ช่วยให้การทำงานประสานสัมพันธ์กัน รวมทั้งลดการทำงานซ้ำซ้อน
- การปฏิบัติงานตามแผน ย่อมก่อให้เกิดการประหยัดทั้งกำลังเงิน กำลังคนและเวลา
- ช่วยให้การตรวจสอบและการควบคุมงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
- ช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่การงานของผู้บริหารให้ลดน้อยลง
- ช่วยให้ผู้บริหารมีความเชื่อมั่นในการบริหารงานมากขึ้น
- ช่วยป้องกันความขัดแย้งซึ่งอาจมีขึ้นได้ในองค์การ
- ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมายได้
- แผนงานที่ดีจะสามารถระดมกำลังคน และทรัพยากรต่างๆขององค์กรมาใช้ได้ผลโดยทั่วถึงกัน
ลักษณะและคุณสมบัติของผู้นำ มีดังต่อไปนี้
- บุคลิกลักษณะดี เช่น ลักษณะทางร่างกาย กิริยามารยาท การพูดจา การแต่งกายที่เหมาะสม
- มีความปรารถนาที่จะเป็นผู้นำ
- มีความเฉลียวฉลาด
- สามารถรู้ถึงจิตใจคนอื่น เพื่อที่จะหาทางโน้มน้าวจิตใจเขาได้
- รู้จักตัวเอง เช่น รู้สึกความต้องการของตน สามารถมองเห็นการกระทำของตนตามความเป็นจริง
- มีความรู้ความสามารถเกี่ยวกับงานที่ทำ
- เชื่อมั่นในความคิดเห็นของตนเอง
- มีความกระตือรือร้น
- มีความเที่ยงธรรม
- มีความสามารถที่จะนำและสอนคนอื่นได้
- มีความศรัทธาต่องานและผู้ร่วมงาน
การประสานงานย่อมก่อให้เกิดประโยชน์ ต่อการทำงานขององค์การ คือ
- ทำให้งานดำเนินไปได้รวดเร็ว และบรรลุเป้าหมาย
- ขจัดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน
- ช่วยให้เกิดการประหยัดทั้งเวลา เงิน แรงงาน วัสดุอุปกรณ์ต่างๆ
- ช่วยเพิ่มผลผลิตให้สูงขึ้น
- ลดความขัดแย้งในการทำงาน
- ก่อให้เกิดขวัญและกำลังใจในการทำงาน
- ช่วยสร้างความสำนึกในความรับผิดชอบร่วมกัน
- ช่วยลดอุบัติเหตุและการเสี่ยงภัยต่างๆ
การประสานงานจะดีเพียงใดขึ้นอยู่กับผู้บริหาร ในด้านความสามารถการวางแผนและการประสานงานโครงการ รวมทั้งนำให้ทุกฝ่ายได้เกิดความร่วมมือร่วมใจกันปฏิบัติงาน
จุดประสงค์และงานการควบคุม
Purpose of Comtrolling
- เพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติงานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
- บังคับหรือกำกับให้ผลงานมีมาตรฐาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- เพื่อให้เกิดการประสานงานกันระหว่างหน่วยงานต่างๆ
- เป็นเครื่องมือกระตุ้นหรือจูงใจให้บุคคลในองค์กรทำงาน
- เพื่อให้การปฏิบัติงานมีระเบียบวินัย
- จะได้ทราบว่าวิธีการปฏิบัติงานนั้นถูกต้องหรือไม่ และใช้วิธีที่ดีที่สุดหรือไม่
- นำข้อมูลย้อนกลับไปปรับปรุงแผนงานและองค์การ
- เป็นเครื่องวัดประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานเจ้าหน้าที่
- งานในองค์การธุรกิจที่จะต้องควบคุมที่สำคัญ ได้แก่
- งานด้านการผลิต เช่น ปริมาณ คุณภาพ ขนาด น้ำหนักของสิ่งของที่ทำการผลิต เป็นต้น
- ทรัพยากรในการผลิต เช่น เวลาที่ใช้ ต้นทุนการผลิต และค่าใช้จ่ายต่างๆ
- การควบคุมเกี่ยวกับหน้าที่ ได้แก่ การปฏิบัติหน้าที่ต่างๆของพนักงานเจ้าหน้าที่ เช่น หน้าที่การผลิตสินค้า หน้าที่การขาย
- การควบคุมเกี่ยวกับพฤติกรรมของคน เช่น การมาสาย การลาหยุด การทำงานชักช้า ฯลฯ
กระบวนการในการควบคุม
- กำหนดเป้าหมายของงานให้แน่ชัด เช่น กำหนดว่าจะผลิตสินค้า ก. ให้ได้ 100 หน่วยภายใน 1 เดือน ทั้งนี้เพื่อจะได้เป็นข้อมูลในการวางแผนปฏิบัติงานได้ถูกต้องและจะได้ ดำเนินการควบคุมการทำงานต่อไป
- กำหนดมาตรฐานของงาน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการวัดผลงานว่า สูงหรือต่ำกว่าที่กำหนดไว้ มาตรฐานของงานอาจแยกเป็นมาตรฐานของผลงานและมาตรฐานในการปฏิบัติงาน มาตรฐานของผลงาน ได้แก่ รูปร่าง ลักษณะ สี ความคงทน ต้นทุนการผลิต มาตรฐานในการปฏิบัติงาน เช่น ปริมาณในการผลิตต่อหน่วยเวลา ความคงทนในการทำงานของบุคลากร
- การวัดผลการปฏิบัติงาน เพื่อทราบผลของงานในช่วงเวลาของการปฏิบัติงาน โดยใช้เครื่องมือต่างๆดังนี้
- ปริมาณของงานที่ผลิต
- คุณภาพของงาน
- เวลาที่ใช้ไปสำหรับการทำงาน
- ค่าใช้จ่าย
- การเปรียบเทียบผล การปฏิบัติงานกับเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ว่าได้สูงหรือต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด อนึ่ง ในการเปรียบเทียบนี้จะต้องคำนึงถึงปัจจัยอื่นๆที่จะมีอิทธิพลทำให้เกิดความ แตกต่างระหว่างผลงานที่ได้กับเป้าหมายที่ตั้งไว้ตามแผนด้วย ตัวอย่างของตัวแปรที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน เช่น น้ำท่วม ภาวะสงคราม
- ดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้อง เมื่อได้วิเคราะห์เปรียบเทียบและหาความแตกต่างระหว่างแผนงานที่วางไว้กับผล ที่ปฏิบัติได้จริงๆแล้วจึงพิจารณาหาทางแก้ไขหรือวางแผนดำเนินงานใหม่ให้ถูก ต้องรัดกุม นอกจากการวางแผนใหม่แล้ว อาจจำเป็นต้องจัดองค์การใหม่หรือวางวิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับการควบคุมใหม่ ก็ได้
กิจกรรมกลุ่มสร้างเสริมคุณภาพ แบ่งออกตามลักษณะของการทำงานตามขั้นตอนต่างๆ ดังต่อไปนี้
- การค้นหาปัญหา
- การแก้ปัญหา
- การปรับปรุงคุณภาพ และประสิทธิภาพ
- การสร้างเสริมคุณภาพ และประสิทธิภาพ
การทำกิจกรรมให้เกิดประสิทธิภาพ จะต้องเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ปัญหา แล้วดำเนินการแก้ปัญหา และทำมาตรฐานการทำงานเอาไว้นำไปสู่การปฏิบัติ เพื่อป้องกันปัญหามิให้บังเกิดซ้ำๆขึ้นมาอีก การทำงานให้เกิดประสิทธิภาพที่แท้จริงจำเป็นต้องกระทำตามขั้นตอน ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 ลำดับ คือ
- เลือกหัวข้อปัญหาและตั้งเป้าหมาย (Theme set up)
- วิเคราะห์สาเหตุ (Analyze the Cause)
- เลือกวิธีและทดลองแก้ไข (Select Method and Try)
- ติดตามผล (Follow up)
- ทำมาตรฐานปฏิบัติ (Standard Working Action)
ขั้นตอนการใช้เทคนิคคู่มือ QC
| ขั้นที่ 1 | เลือกเรื่อง/หัวข้อจากงาน/ปัญหา | เก็บตัวเลข ข้อมูล | จำแนกข้อมูล | แสดงสถานภาพ/จัดลำดับ/ตั้งเป้าหมาย/กำหนดเวลา |
| ขั้นที่ 2 | ได้สาเหตุที่แท้จริง/หาความสัมพันธ์ของสาเหตุ | วิเคราะห์ขั้นละเอียด/หาความสัมพันธ์/หารือผู้เกี่ยวข้อง | ย่อยข้อมูล/หาข้อมูลเพิ่มเติม ดูของจริง/ประสบการณ์ | หาสาเหตุคร่าวๆขั้นต้น |
| ขั้นที่ 3 | เลือกวิธีแก้ของแต่ละสาเหตุ | ปรับวัสดุ/อุปกรณ์/วิธีการ/เครื่องมือ ความรู้ | มอบหมายความรับผิดชอบ | ทดลองแก้และหารือ |
| ขั้นที่ 4 | เปรียบเทียบกับเป้าหมาย/คุณค่าของกิจกรรมที่ปรับปรุงแล้ว | เปรียบเทียบผลกับข้อมูลเดิม | แสดงสถานภาพ/จัดลำดับ | ติดตามผล |
| ขั้นที่ 5 | ทำมาตรฐานการปฏิบัติ/กันปัญหาเกิดซ้ำ | ตรวจดูวิธีที่ทดลองแก้/ปรับปรุงลำดับปฏิบัติ/เขียนใหม่ | ปรับวิธีทำงาน/อุปกรณ์/วัสดุ/การจัดหา/แบ่งหน้าที่ | ถือปฏิบัติเป็นงานประจำ/ติดตามและควบคุมระยะยาว |
ระบบควบคุมที่มีประสิทธิภาพ
Efficiency of Controlling System
เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการขาดงาน การไม่สนใจที่จะทำงาน การมาสายและอื่นๆ ประกอบกับการที่จะให้พนักงานเจ้าหน้าที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ควรจะปรับปรุงระบบการควบคุมดังต่อไปนี้
1. ควรจะให้พนักงานเจ้าหน้าที่ควบคุมตนเอง โดยตั้งจุดมุ่งหมายของงานไว้และให้เขาปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุผลตามจุดมุ่ง หมาย แต่ทั้งนี้จะต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ของจุดมุ่งหมายที่ได้กำหนดไว้ เช่น มีคนงานเพียงพอ มีวัสดุพร้อม
2. กำหนดจุดควบคุมอย่างเหมาะสม ควบคุมเฉพาะจุดที่สำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จตามแนวทางการทำงาน
3. ใช้วิธีการควบคุมที่ค่อนข้างง่าย พยายามลดระเบียบวิธีการที่ไม่จำเป็น
4. ควรอธิบายถึงสาเหตุและความจำเป็นของการควบคุม เพื่อให้เข้าใจ
5. วิธีการที่ดีควรให้พนักงานมีส่วนร่วมในการกำหนดมาตรฐานการควบคุม
6. การบริหารงานควรมอบหมายงานและกระจายอำนาจ โดยการควบคุมเพียงกว้างๆ พยายามให้พนักงานรู้สึกถูกควบคุมน้อยลง
7. ต้องมีข้อมูลป้อนกลับ แก่พนักงานไว้เพื่อส่งเสริมและช่วยกันควบคุมตัวเองโดยข้อมูลจะต้องถูกต้อง ทันต่อเหตุการณ์
หลักในการควบคุม
- ความรับผิดชอบขององค์การ
- มีความคล่องตัว
- ประหยัดอย่างสมเหตุ
- ทันเวลาและถูกต้อง
- ตรงกับความต้องการองค์การ
- ควบคุมตามความสำคัญ
- เป็นที่ยอมรับ
- คำนึงถึงพนักงาน
- มีความชัดเจน
- มีประสิทธิภาพ
- มีความเหมาะสมและจำเป็น
- มองอนาคตข้างหน้า
ลักษณะของเป้าหมายที่ดี
SMART Goal
1. มีความเฉพาะเจาะจง (Specific) คือ ระบุเป็นเรื่องเฉพาะอย่าง เป็นกิจกรรมงานอย่างเป็นรูปธรรม เช่น เพิ่มผลผลิตไม่ถือว่าเฉพาะเจาะจง เพิ่มพนักงาน 3 คน ถือว่าเฉพาะเจาะจง , เรียนหนังสือไม่ถือว่าเฉพาะเจาะจง, เรียนคณิตศาสตร์ถือว่า เฉพาะเจาะจง เป็นต้น
2. สามารถวัดได้ (Measurable) คือ ต้องสามารถระบุลักษณะของหน่วยวัดที่สัมผัสได้ อาจจะเป็นเปอร์เซ็นต์ เป็นจำนวน เป็นสัดส่วน เป็นต้น
3. สื่อให้เห็นความมุ่งมั่นในการกระทำ (Action Oriented) คือ ใช้กิริยาที่สื่อถึงความตั้งใจในการปฏิบัติงานให้สำเร็จ เช่น มุ่งเพิ่ม, มุ่งลด ต้องเพิ่ม/ลด เร่งรัด ฯลฯ
4. มีความเป็นไปได้ (Realistic) คือ เป้าหมายที่มุ่งหวังให้สำเร็จจะต้องไม่ยาก/ ง่ายเกินไป กล่าวคือ อยู่ในระหว่างความยากกับความง่าย เมื่อคำนึงถึงศักยภาพของตนเอง และทรัพยากรของบริษัท
5. ต้องคำนึงถึงข้อจำกัดเวลาและทรัพยากร (Time and Resources Constrained) เป้าหมายที่กำหนดนั้นอยู่ในขอบเขตอันจำกัดของเวลา และทรัพยากรที่มีอยู่ ความสำเร็จที่เกิดขึ้นนั้นจะเกิดขึ้นเมื่อใด และต้องการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวคือ ความสำเร็จที่เกิดขึ้นนำไปเทียบกับทรัพยากรที่ใช้แล้วต่ำ เช่น ปกติทำงานหนึ่งชิ้นเสร็จภายใน 14 เดือน แต่ตั้งเป้าหมายให้เสร็จภายใน 10 วัน โดยไม่เพิ่มค่าใช้จ่ายและกำลังคน
โดยทั่วไปแล้วเป้าหมายที่ดีต้องไม่ยากหรือง่ายเกินไป คือ ต้องมีความท้าทาย (Challenge) ทั้งนี้เพื่อเป็นการท้าทายให้พนักงานมุ่งมั่นที่จะพิชิตเป้าหมายนั้นให้ได้ อย่างไรเรียกว่าท้าทาย เป้าหมายที่ท้าทาย เช่น เดิมเคยขายผลิตภัณฑ์ได้ 10 ล้านบาทต่อเดือน แต่ตั้งเป้าหมายเป็น 13 ล้านบาทต่อเดือน อย่างนี้เรียกว่า ท้าทาย แต่ถ้าตั้งเป้าหมายเป็น 30 ล้านบาทต่อเดือน อย่างนี้ไม่ท้าทาย เพราะจะทำให้หมดกำลังใจและท้อถอย เนื่องจากรู้ว่าโอกาสที่จะขายได้ 30 ล้านต่อเดือนแทบจะเป็นไปไม่ได้
องค์ประกอบของแผนปฏิบัติ
วัตถุประสงค์หรือกลยุทธ์ จะถูกจัดการอย่างเป็นระบบ เพื่อให้เป็นแผนปฏิบัติ (Action Plan) ใช้เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย
ในรูปแบบการวางแผนปฏิบัติ มีองค์ประกอบที่จำเป็นอย่างน้อย 8 ประการ ซึ่งเป็นการรวบรวมและใช้เป็นเครื่องมือในการวัดความก้าวหน้าของการปฏิบัติ งาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
1. เป้าหมาย (Goal)
เป้าหมายที่ดีต้องมีองค์ประกอบครบ (SMART Goal)
2. เหตุผลและความจำเป็น
อธิบายถึงประโยชน์และความจำเป็นที่จะทำให้บรรลุเป้าหมาย เช่น
- ต้องการทำให้งานดีขึ้น ปรับปรุงงานให้ดีขึ้น (Essential Goal) โดยปกติแล้วไม่มีปัญหาแต่ต้องการพัฒนาให้ดีขึ้น ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นเรื่องกระบวนการทำงาน
- ต้องการแก้ปัญหางาน (Problem – Solving) ทั้งในขั้นตอนของปัจจัยป้อนเข้า (Input Problem) ขั้นตอนกระบวนการ (Procedure Problem) และขั้นตอนปัจจัยป้อนออก (Output Problem)
- ต้องพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ กระบวนการทำงานใหม่ (Innovative Goal) เนื่องจากเห็นว่าวิธีการทำงานแบบเดิมไม่สามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้ อาจจะเนื่องจากเหตุผลทางการตลาด หรือต้นทุนสูง เป็นต้น
3. การปฏิบัติ ในที่นี้ หมายถึง เป็นวัตถุประสงค์ หรือกระบวนการ (Objectives & Procedure) หรือโครงการ ผลลัพธ์ของการปฏิบัติจะส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จของเป้าหมายในระดับที่สูง ถัดไป
- เป็นเรื่องของขั้นตอน (Step by Step) กิจกรรมหลัก (Main Activity) กิจกรรมรอง (Sub Activity) ซึ่งจะต้องมีการจัดวางอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นตอนและลำดับความสำคัญก่อนหลัง รวมทั้งให้เหมาะสมตามข้อจำกัดของทรัพยากร (ทั้งหมดถือเป็นระกับวัตถุประสงค์)
- วันเวลาแล้วเสร็จ (Deadline) ของแต่ละขั้นตอน ของกระบวนการหรือกิจกรรมงาน ประโยชน์ของการกำหนดเวลาแล้วเสร็จ ก็เพื่อเป็นตัวกระตุ้นในการทำงาน
4. ผลลัพธ์ของงาน เครื่องชี้วัดความสำเร็จ
- ต้องระบุผลลัพธ์ระยะสั้น ระยะกลาง ระยะยาว
- การวัดผลลัพธ์ความสำเร็จ ควรกำหนดเป็นข้อมูลเชิงปริมาณให้มากที่สุดถ้าเป็นไปได้
5. อุปสรรคและข้อจำกัด
- ระบุอุปสรรค หรือ ข้อจำกัด ไม่ว่าจะเป็นอุปสรรคทางกายภาพ สภาพการทำงาน จิตวิทยาที่อาจทำให้เป้าหมายไม่บรรลุความสำเร็จ
- กำหนดแผน วิธีป้องกัน แก้ไขอุปสรรคได้ยิ่งดี
6. วิธีแก้ไขอุปสรรค เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์และกิจกรรมที่จะกระทำอย่างเป็นขั้นเป็นตอนแล้ว ในบางสถานการณ์เมื่อนำสู่การปฏิบัติอาจจะมีอุปสรรคเกิดขึ้นได้ อาจจำเป็นต้องคิดหาวิธีป้องกัน แก้ไขอุปสรรคดังกล่าวได้
7. ค่าใช้จ่าย ประมาณการค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน สามารถคำนวณออกเป็นค่าใช้จ่ายต่อหน่วยได้ยิ่งดี
- ค่าใช้จ่าย ที่ใช้เพื่อความสำเร็จของเป้าหมาย
- ค่าใช้จ่าย ที่ใช้เพื่อป้องกันแก้ไขอุปสรรค
8. ผู้รับผิดชอบ
ใครบ้างที่มีส่วนร่วมรับผิดชอบต่อความสำเร็จของเป้าหมาย (Goal) และ / หรือ วัตถุประสงค์ (Objective)
9. วันเวลาที่บรรลุวัตถุประสงค์ (Specific Time) ต้องกำหนดเพราะเป็นวันที่จะสรุปผลสำเร็จของเป้าหมาย
ตัวอย่างแผนปฏิบัติงาน (แบบง่าย)
| 1. เป้าหมาย (Goal) ....... | 2. เหตุผลความจำเป็น (Rationale) |
| 3. การปฏิบัติ (Objectives, Procedures) 3.1 กิจกรรมหลัก (Main Activity) 3.1.1 กิจกรรมรอง ( Sub Activity) 3.1.2 ............................................. 3.1.3 ............................................. 3.2 โครงการ (Project) 3.3 ................................................... 4. ความสำเร็จ /เครื่องชี้วัดความสำเร็จ ระยะสั้นคืออะไร ท่านทราบได้อย่างไรว่าสำเร็จ ระยะปานกลางคืออะไร ทราบได้อย่างไรว่าสำเร็จ ระยะยาวคืออะไร ทราบได้อย่างไร 5. อุปสรรคข้อจำกัด - เหตุการณ์ที่คาดว่าถ้าเกิดขึ้นแล้ว จะทำให้การทำงานล่าช้าออกไป หรือต้องสะดุดหยุดลง หรือไม่ได้ผลสำเร็จตามที่กำหนดไว้ 7. ค่าใช้จ่าย ...............................................บาท | วันเวลาแล้วเสร็จ 3.1 ....................................................
3.2 .....................................................
6. วิธีการแก้ไขอุปสรรค
|
| 8. ผู้รับผิดชอบ ................................................ | 9. วันเวลาที่สำเร็จตามเป้าหมาย ...../....../........ |
รูปแบบการวางแผนปฏิบัติการ บางสถานการณ์จำเป็นต้องเขียนอธิบายเหตุผล ความจำเป็น และขั้นตอนการนำแผนสู่การปฏิบัติอย่างละเอียด เพราะผู้บริหารยังไม่เข้าใจเนื้อหาสาระและขั้นตอนของงาน เนื่องจากไม่เคยมีประสบการณ์ พนักงานจำเป็นต้องเขียนอธิบายอย่างละเอียด บางครั้งต้องชี้แจงเป็นการเฉพาะ แต่ถ้าผู้บริหารมีความเข้าใจในงานแล้ว ไม่จำเป็นต้องเขียนแผนปฏิบัติอย่างละเอียดเชิงพรรณนา สู้เอาเวลาเขียนแผนไปใช้กับการปฏิบัติงานอย่างเป็นขั้นตอนที่เริ่มนำไปสู่ เป้าหมายดีกว่า
หลักการของ TQM
มีหลักที่สำคัญ 5 ประการ ดังนี้
1. ความเป็นผู้นำเชิงกลยุทธ์ (Strategy Leadership) ในการนำ TQM ไปใช้นั้น ผู้นำมีบทบาทสำคัญที่สุด ถ้าผู้นำไม่เอาจริงไม่ขยันแล้วก็ย่อมจะไม่มีการนำเอา TQM ไปใช้ ผู้นำเชิงกลยุทธ์จะต้องมีวิสัยทัศน์กว้างไกล รู้จักการทำงานร่วมกันเป็นทีม เป็นนักฟังที่ดี เป็นผู้อำนวยความสะดวกในการทำงานของลูกน้องเป็นเลิศ สามารถขจัดความกลัวและอุปสรรคต่างๆในการทำงานได้
2. เน้นความสำคัญของลูกค้า (Customer Focus) วิธีการทราบความต้องการของลูกค้า ทำได้โดยการหาข้อมูล อาจทำการสำรวจความต้องการของลูกค้า สัมภาษณ์ลูกค้า ให้ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมในการประชุมอภิปรายแสดงความคิดเห็น
3. ให้พนักงานมีส่วนร่วมและมีอำนาจในการตัดสินใจด้วย (Employee Improvement and Empowerment) การให้ทุกคนมีส่วนร่วมจะทำให้เขามีความรู้สึกว่างานเป็นของเขา ความสำเร็จที่เกิดขึ้น เป็นความสำเร็จของเขา เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของ ทุ่มเทให้กับงาน การให้ความร่วมมือย่อมเกิดขึ้น ส่วนการให้พนักงานมีอำนาจในการตัดสินใจปรับปรุงงานโดยเฉพาะ การตัดสินใจร่วมกันในกลุ่มก็จะทำให้พนักงานรู้สึกว่า ตนมีความหมายมีคุณค่า และความภาคภูมิใจในตนเองย่อมเกิดขึ้น
4. การตัดสินใจด้วยข้อมูล (Fact – Based Decision Making Statistics) ในการจัดการแบบ TQM การตัดสินใจปรับปรุงคุณภาพอาศัยข้อมูล ข้อเท็จจริงที่ได้จากการเก็บรวบรวมได้ จะไม่พิจารณาการตัดสินใจโดยใช้ความรู้สึกหรือสามัญสำนึก หรือใช้วิธีการที่เคยปฏิบัติสืบต่อกันมาต้องตัดสินใจด้วยข้อมูลหรือข้อเท็จ จริง ในขั้นนี้จำเป็นต้องอาศัยเทคนิคทางสถิติช่วยตัดสินใจ เช่น ใช้ผังก้างปลา (Fishbone Diagram) แบบสำรวจ (Checksheet) ผังควบคุม (Control chart) กราฟแท่ง (Histogram) พาเรโต ไดอะแกรม (Pareto Diagram) Run Chart และ Scatter Diagram
5. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นหลักการที่สำคัญประการหนึ่งในการจัดการ แบบ TQM เพื่อพัฒนาคุณภาพให้ดียิ่งขึ้นเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด ทุกคนในองค์การมีส่วนร่วมในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง Alan Robinson ได้สรุปหลักการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องไว้ 6 ประการดังนี้
5.1 การปฏิบัติจะก่อให้เกิดการเปลี่ยนปลงใหม่
5.2 พนักงานทุกคนควรจะต้องรับรู้และเกิดความต้องการที่จะปรับปรุง
5.3 ระบบการจัดการที่ปฏิบัติจะต้องไม่เป็นอุปสรรคต่อการปรับปรุง
- อย่าทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกหวาดกลัวไม่กล้าที่จะปรับปรุง
5.5 ข้อเสนอแนะที่ดี การปรับปรุงที่เกิดขึ้นจะต้องได้รับรางวัล
6. อบรมเทคนิคการแก้ปัญหา (Problem Solving Technique) โดยควรมีการฝึกวิเคราะห์รายละเอียดของปัญหา ตลอดจนการพิจารณาหาเหตุผลที่แท้จริงรวมทั้งรู้จักกระบวนการแก้ปัญหา บนพื้นฐานและหลักการทางวิทยาศาสตร์
เทคนิคการพัฒนาคุณภาพ
Quality Improvement Technique
ในการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง เป็นสิ่งที่ต้องกระทำเพราะจะเป็นการรักษาระดับมาตรฐานของผลผลิต ให้ดำรงสถานทางธุรกิจอุตสาหกรรมอย่างมั่นคง เทคนิคที่นำมาใช้ในขั้นตอนนี้ ได้แก่
- The Deming (PDCA) Cycle
- Benchmarking
- Problem Solving Technique
- Nominal Group Technique
Deming Cycle เป็นวิธีการปฏิบัติวิธีการหนึ่งที่เอื้อต่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และเป็นกระบวนการที่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้น ดังนี้
- วางแผน (Plan)
- ทดลองทำ (Do)
- ตรวจสอบ (Check)
- ปฏิบัติ (Act)
วางแผน ในการวางแผนจะต้องให้ทุกคนมีส่วนร่วมคือ จะต้องทำงานเป็นทีม ในการวางแผนมีสาระสำคัญที่ควรตระหนักดังต่อไปนี้
1. อะไรคือสิ่งที่คาดหวังจะได้รับ
2. อะไรคือขอบเขตของโครงการ
3. อะไรคือสิ่งที่เราจะ “ทดลองทำ” “ตรวจสอบ” และ “ปฏิบัติ” ในโครงการ
4. จะต้องทดลองทำเท่าไรก่อนที่จะตรวจสอบผล จะต้องตรวจสอบเท่าไรก่อนที่จะลงมือปฏิบัติ และจะต้องปฏิบัติเท่าไรก่อนที่จะมีการวางแผนในวงจรต่อไปในอนาคต
5. ข้อจำกัดมีอะไรบ้าง และแต่ละขั้นตอนต้องใช้เวลาเท่าไร
6. ใครบ้างที่มีส่วนร่วม
7. วางแผนเกี่ยวกับเวลา งบประมาณ บุคลากร และผู้บริหารสำหรับการดำเนินโครงการ
8. อะไรบ้างที่จะต้องได้รับการประเมิน ประเมินอย่างไร และเมื่อใด
ทดลองทำ เมื่อวางแผนแล้วจะต้องทดลองทำดูก่อน เหมือนกับเป็นการนำร่องเพื่อดูว่าวางแผนไว้ใช้ได้หรือไม่ เมื่อมาทดลองทำดูแล้วก็นำผลการทำลองทำที่พบ มาดำเนินการต่อไปด้วยวิธีการดังนี้
- ให้ทุกคนมีส่วนร่วม
- จัดให้มีการพบปะสังสรรกันและให้ทุกคนเสนอแนะ
- เปลี่ยนแปลงวิธีการ
- รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล
ตรวจสอบ ในระหว่างการทดลองทำจนกระทั่งสิ้นสุดการทดลองทำ ให้สังเกตว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ ดังนี้
- เป็นไปตามที่คาดหวังหรือไม่
- สังเกตผลที่เกิดขึ้น ตรวจสอบผลข้างเคียง และดูว่ามีการย้อนกลับไปทำอย่างเดิมหรือไม่
- ตีความผลที่ได้ และตรวจสอบว่าผลสรุปนั้นสามารถนำไปอ้างอิงได้หรือไม่
- ข้อสรุปมีผลต่อกระบวนการที่ทำหรือไม่
- การทดลองทำเป็นการเปลี่ยนแปลงทำให้ผลที่ได้รับเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้นหรือไม่เป็นต้น
- ผลจากการวิเคราะห์ทางสถิติในขั้นตอนการตรวจสอบมีผลต่อขั้นการปฏิบัติหรือไม่อย่างไร
ปฏิบัติ เป็นการนำผลการวิเคราะห์ทางสถิติในขั้นการตรวจสอบไปปฏิบัติตามแผน ทั้งนี้ได้ตั้งข้อสังเกตในประเด็นต่อไปนี้
- ควรจะดำเนินการตามกระบวนการนี้ต่อไปหรือไม่
- ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้หรือไม่
- ต้องการข้อเสนอแนะเพิ่มขึ้นหรือไม่
- ถ้าขั้น “ทดลอง” ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ดีจะทำให้เป็นมาตรฐานหรือไม่
- นำไปใช้ปรับปรุงหรือเลิกใช้
- จะเปลี่ยนแปลงกระบวนการอย่างไร
- ดำเนินการตามวงจร (Cycle) อีกครั้งในสถานการณ์ที่แตกต่างจากเดิม
Benchmarking
เป็นเทคนิคการปรับปรุงคุณภาพโดยการศึกษาความสำเร็จของผู้อื่นหรือหน่วย งานอื่นแล้วนำมาปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติของตน เมื่อศึกษาแล้วนำมาเปรียบเทียบกับของตนแล้ววางแผนปรังปรุง คล้ายๆกับลอกเลียนแบบแล้วพัฒนาให้ดีขึ้น (Copy and Development)
วิธีการของเทคนิค Benchmarking มีวิธีศึกษาเปรียบเทียบกับหน่วยงานอื่นๆ 3 วิธีด้วยกัน คือ
1. การเปรียบเทียบกับหน่วยงานภายใน เป็นการเปรียบเทียบกับบุคคลหรือหน่วยงานภานในองค์กานที่มีผลงานที่ดีเยี่ยม แล้วนำมาปรับปรุง
2. การเปรียบเทียบกับหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในการแข่งขัน
3. การเปรียบเทียบกับหน่วยงานหรือบริษัทที่มีภารกิจหรือการผลิตหรือกระบวนการทำงานคล้ายคลึงกับหน่วยงานของตนที่ประสบความสำเร็จสูง
Problem Solving Technique
กระบวนการแก้ปัญหาจะมีขั้นตอนและเป็นวงจรซึ่งในแต่ละขั้นตอนมีเทคนิคที่ควรจะนำมาใช้ดังนี้
- ขั้นกำหนดปัญหา หรือทำความเข้าใจกับปัญหา ใช้ Pareto Diagram เป็นเครื่องมือ
- ขั้นการกำหนดกระบวนการ/แผนปฏิบัติ ใช้ Process Flow Chart เป็นเครื่องมือ
- ขั้นการวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา ใช้แผนภูมิก้างปลา (Fishbone Diagram) เป็นเครื่องมือ
- ขั้นรวบรวมข้อมูล ใช้ Checksheet หรือเทคนิควิธีเป็นเครื่องมือ
- ขั้นวิเคราะห์ปัญหา ใช้ Histogram, Graphs และ Control Chart เป็นเครื่องมือ
- ขั้นนำแผนปฏิบัติไปใช้ ขั้นนี้เป็นการนำแผนปฏิบัติตามข้อ 2 ไปใช้
- ขั้นเฝ้าดูหรือติดตามการปฏิบัติตามแผนเพื่อควบคุมกระบวนใช้ Control Chart เป็นเครื่องมือ
วงจรการแก้ปัญหา
Nominal Group Technique
เป็นเทคนิคหนึ่งในการแก้ปัญหาเพื่อ การปรับปรุงคุณภาพ และเป็นเทคนิคที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในกลุ่มเมื่อต้องการความคิดที่หลาก หลายจากสมาชิก มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้
1. ขั้นอธิบายปัญหา (Problem Description) ในขั้นนี้ผู้นำกลุ่มจะอธิบายประเด็นปัญหาให้สมาชิกเข้าใจ
2. ขั้นนี้สมาชิกใช้ความคิดเพื่อหาสาเหตุของปัญหา (Silent Idea Generation) ในขั้นนี้จะให้สมาชิกแต่ละคนพยายามคิดหาสาเหตุของปัญหาให้ได้มากที่สุดเท่า ที่จะมากได้
3.ขั้นให้เสนอความคิด (Round Robin) ในขั้นนี้จะให้สมาชิกทั้งหมดเสนอความคิดของตนที่คิดแล้วในข้อ 2 โดยเสนอทีละคน รอบละ 1 ข้อ เมื่อเวียนจนครบแล้วเริ่มต้นใหม่ เวียนไปครั้งละ 1 ข้อ จนทุกคนเสนอปัญหาของตนจนหมด โดยมีการบันทึกข้อเสนอของแต่ละคนไว้บนกระดาน
4. ขั้นอภิปราย เพื่อทำความกระจ่างกับข้อเสนอแต่ละข้อ (Clarification Discussion) ในขั้นนี้ผู้นำจะชี้แจงให้สมาชิกพิจารณาข้อความทั้งหมดทีละข้อว่ามีความชัด เจนหรือไม่อย่างไร โดยให้ช่วยกันเพิ่มเติม ปรับข้อความที่มีความหมายเหมือนกันหรือคล้ายกันไว้เป็นข้อเดียวกัน
5. ขั้นจัดลำดับความสำคัญของข้อความแนวคิดทั้งหมดที่นำเสนอ (Voting and Ranking of Ideas) ในขั้นนี้จะให้สมาชิกพิจารณาและเลือกข้อความที่คิดว่าสำคัญเรียงตามลำดับ (จะเลือกกี่ลำดับก็ได้แล้วแต่จะกำหนด) โดยแต่ละคนเลือกของตนเอง และนำมาแจกแจงความถี่ของการเลือกในแต่ละข้อ แล้วนำมาจัดลำดับความสำคัญ
ในขั้นตอนที่ 1-4 จะต้องไม่มีการวิจารณ์ ตัดสินแนวคิดของสมาชิกแต่ละคน เพื่อให้สมาชิกมีอิสระในการคิด และเสนอความคิดของตน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น