โดย ธงชัย สันติวงษ์
ในเบื้องต้นสุดนี้ ก่อนที่จะเข้าไปถึงเทคนิคของการวางแผน ควรจะได้ทำความเข้าใจกับเรื่องทั่วๆไปที่เป็นพื้นฐานของการวางแผนก่อน ทั้งในแง่ประโยชน์และคุณค่าของการวางแผน เหตุผลที่ทำให้การวางแผนกลายเป็นงานสำคัญที่ขาดไม่ได้สำหรับทุกองค์การและใน ทุกประเทศ รวมทั้งการเข้าใจถึงข้อจำกัดของการวางแผน และความเกี่ยวพันของการวางแผนกับกระบวนการบริหาร โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่งานบริหารประการต่างๆด้วย
อาจกล่าวได้ว่า ในระยะสิบกว่าปีที่ผ่านมานี้ การวางแผน (Planning) ได้กลายเป็นหัวข้อการบริหารที่ได้รับความสนใจกันมากที่สุดในวงการนักบริหาร มืออาชีพทั้งหลาย ตลอดเรื่อยมาจนถึงทุกวันนี้ การวางแผนได้กลายเป็นงานที่นักบริหารทั้งหลายได้มีความคุ้นเคย และมีการนำเอามาใช้อย่างกว้างขวางและมีการประยุกต์ใช้เทคนิคต่างๆมากขึ้น ด้วย
ในทางปฏิบัติ การวางแผนนับว่าเป็นที่รู้จักและนำมาใช้ปฏิบัติงานมาช้านานแล้ว โดยจัดทำกันในขอบเขตที่ค่อนข้างแคบในความหมายของการจัดทำงบประมาณนั่นเอง นอกจากในวงการธุรกิจที่ต้องมีการจัดทำงบประมาณโดยประมาณการทั้งรายได้ รายจ่าย และกำไรแล้ว ในระบบราชการก็ได้มีการจัดทำงบประมาณแผ่นดินที่มีการใช้เทคนิคทันสมัยต่างๆ ด้วยเช่นกัน ในถึงในระยะหลังนี้ในวงการรัฐวิสาหกิจในประเทศไทยก็ได้เริ่มให้ความสนใจต่อ การวางแผนที่กว้างขวางขึ้นกว่าเดิม ดังที่เรียกกันว่า การทำแผนวิสาหกิจ หรือ corporate planning นั้น หลายหน่วยงานพยายามที่จะให้เป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารที่ดีที่จะช่วยให้ การบริหารงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ความหมายของการวางแผน
โดยความหมายอย่างง่ายอาจกล่าวได้ว่า การวางแผนเป็นกระบวนการซึ่งบุคคลหรือองค์การทำการตัดสินใจไว้ล่วงหน้าเกี่ยว กับงานบางอย่างที่จะกระทำในอนาคต กระบวนการดังกล่าวจะประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆที่เป็นชุดกิจกรรมที่ต่อเนื่อง กัน ซึ่งบางขั้นตอนอาจเป็นเรื่องที่ต้องทำทันทีเพื่อที่จะให้บรรลุถึงเป้าหมาย ที่ต้องการได้ การวางแผนถ้าหากสนใจทำและทำได้ถูกต้อง จะเป็นสิ่งที่มีคุณค่ายิ่งสำหรับองค์การในอันที่จะช่วยให้องค์การสามารถ บรรลุวัตถุประสงค์ได้ และถ้าเป็นการนำเอาการวางแผนมาใช้กับชีวิตส่วนตัวแล้ว การวางแผนก็จะมีคุณค่าสำหรับแต่ละบุคคลในอันที่จะช่วยให้บรรลุจุดมุ่งหมาย ส่วนตัวได้ หลักการต่างๆที่เกี่ยวกับการวางแผนก็จะสามารถนำมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพได้ เสมอ ทั้งนี้ โดยไม่จำกัดว่าองค์การนั้นๆจะเป็นองค์การธุรกิจ สโมสร หน่วยงานของรัฐ รัฐวิสาหกิจ องค์การทางศาสนา หรือองค์การสาธารณกุศลก็ตาม
คุณประโยชน์ของการวางแผน
- ช่วยค้นหาหรือชี้ให้ทราบถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น หรือช่วยชี้ให้เห็นถึงโฮกาสต่างๆที่อาจมีขึ้น
- ช่วยปรับปรุงและยกระดับคุณภาพกระบวนการตัดสินใจภายในองค์การให้ดีขึ้น
- ช่วยในการปรับทิศทางอนาคตขององค์การ ตลอดจนค่านิยม และวัตถุประสงค์ขององค์การให้ชัดเจนเสมอ
- ช่วยให้แต่ละบุคคลหรือองค์การสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อม
- ช่วยเหลือให้ผู้บริหารให้สามารถมั่นใจที่จะนำองค์การให้อยู่รอดได้
- เพื่อให้ผู้บริหารตระหนักความรับผิดชอบได้ดีขึ้น
- ช่วยให้การควบคุมสามารถกระทำได้โดยอาศัยการวัดผลสำเร็จตามแผนงานที่ทำไป
- แผนงานใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสื่อความให้ทุกฝ่ายทราบถึงทิศทางของ องค์การ และให้ฝ่ายต่างๆประสานการทำงานเป็นทีมโดยอาศัยแผนเป็นเครื่องมือ
- แผนงานที่ใช้ดำเนินงานอยู่สามารถใช้ตรวจสอบความถูกต้องของนโยบายปัจจุบัน โดยจะสามารถเช็คสอบดูได้จากผลของการปฏิบัติตามแผน เพื่อจะได้มีการปรับแก้นโยบาย และเป้าหมายระยะยาวให้ถูกต้อง
- การวางแผนช่วยขยายขอบเขตการคิดของผู้บริหาร และช่วยให้ผู้บริหารคล่องตัวในการแก้ไขปัญหาหรือยกระดับผลงานได้ดีขึ้น เพราะสามารถเพิ่มทัศนวิสัยของการคิดให้กว้างและไกล และสามารถคิดคล่องแคล่ว ปรับตัวได้ดีขึ้น
คนส่วนมากที่ไม่นิยมชมชอบต่อการวางแผนนั้น ต่างวิจารณ์และโจมตีว่า การวางแผนนั้น ความจริงแล้วก็ไม่มีอะไรมากนัก แต่เป็นเพียงวิธีการเดาอย่างเป็นทางการเท่านั้น ซึ่งเหตุผลที่ถูกต่อว่าเช่นนี้นั้น สาเหตุอาจเป็นเพราะความจริงประการหนึ่งที่ว่า การวางแผนที่จะทำให้ได้ดีและมีคุณภาพนั้น นับว่าเป็นสิ่งยากลำบากยิ่งและไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ง่าย นอกจากนี้ ยังมีข้อเท็จจริงปรากฏให้เห็นไม่น้อยเหมือนกันว่า ระบบการวางแผนและแผนงานต่างๆที่ได้มีการทำกันมากมายนั้นหลายกรณีก็มิได้มี ส่วนสร้างความสำเร็จให้กับองค์การและบุคคลเท่าที่ควรจะเป็น หรือเท่าที่คาดคิดไว้ แต่อย่างไรก็ตาม ถ้าหากจะมองกันอย่างเป็นกลางแล้ว ก็มีหลักฐานที่เป็นตัวอย่างจริงอย่างมากมายที่เป็นประจักษ์พยานชี้ให้เห็น ว่า องค์การต่างๆที่สามารถอยู่รอดและเจริญเติบโตก้าวกน้าไปด้วยดีนั้น ต่างก็อาศัยการวางแผนเป็นเครื่องมือสร้างความสำเร็จดังกล่าว โดยการวางแผนนี้เองจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์เหตุการณ์ต่างๆทั้งใน ปัจจุบันและอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ และด้วยการวิเคราะห์ดังกล่าวนี้เอง ก็จะสามารถนำมาใช้วางแผนกำหนดวิธีดำเนินการที่จะช่วยให้ประสบผลสำเร็จต่างๆ ได้
ปัจจัยภายนอกหลายๆอย่างที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลานั้น มีผลทำให้กระบวนการวางแผนต้องกลายเป็นสิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้สำหรับการอยู่ รอดขององค์การ ซึ่งในที่นี้จะได้กล่าวถึงเฉพาะปัจจัยที่สำคัญๆ 3 ประการ ซึ่งมักจะมีอิทธิพลผลกระทบทำให้การวางแผนมีบทบาทความสำคัญมากยิ่งขึ้น เรื่อยๆ คือ
- ความก้าวหน้าของเทคนิควิทยาการสมัยใหม่ และการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว นับตั้งแต่หลังสงครามโลกครั้งที่สองเป็นต้นมา เทคนิควิทยาการสมัยใหม่ต่างได้พัฒนาขึ้นมามากมาย ธุรกิจใดที่ไม่สามารถปรับตัวทันกับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีก็ย่อมจะทำให้ ต้องล้าสมัยหรือล้มเหลวไปในที่สุด ตัวอย่างของอุตสาหกรรมพลาสติกที่ก้าวหน้าหลังสงครามโลกครั้งที่สอง ได้ทำให้อุปกรณ์เครื่องใช้ในบ้างบางอย่าง เช่น ถังน้ำ หรือขันน้ำ ตลอดจนถ้วยชาม ต่างก็ถูกทดแทนด้วยการใช้พลาสติกแทบทั้งสิ้น ของใช้ที่ทำด้วยพลาสติกจะมีคุณสมบัติเบา ใช้สะดวกและสวยงาม ซึ่งทำให้อุตสาหกรรมดั้งเดิมของถังน้ำที่ทำด้วยเหล็ก สังกะสี หรือขันน้ำอะลูมิเนียม หรือถ้วยชามที่ทำด้วยดินเผาต่างต้องถูกกระทบอย่างมาก
ทำนองเดียวกับเครื่องคอมพิวเตอร์ทันสมัยราคาถูก ทำให้ธุรกิจด้านบริการ คือ ธนาคารทุกแห่งต้องหันเข้าไปใช้เครื่อง เพราะสามารถประหยัดกำลังคน รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายการทำงานล่วงเวลาต่างๆได้ด้วย (เพราะเครื่องจักรกลสามารถคิดดอกเบี้ยแทนคนได้) ทำนองเดียวกันกับในด้านอุตสาหกรรมการผลิตก็เช่นเดียวกัน ซึ่งความก้าวหน้าได้ไปไกลมากจนถึงกับได้มีการนำเอาหุ่นยนต์มาทำการผลิตแทน แรงงานคนด้วย
- ความเกี่ยวพันขององค์การในสมัยปัจจุบัน สังคมในอดีต ทุกคนต่างก็จะสามารถอยู่อาศัยเป็นเอกเทศและเกี่ยวข้องถึงกันไม่มาก แต่ในทุกวันนี้อาจกล่าวได้ว่า สภาพชีวิตความเป็นอยู่และการทำงานของคนในสังคมต่างต้องมีการพึ่งพาอาศัยและ เกี่ยวข้องถึงกันมากขึ้น แม้แต่เกษตรกรที่ทำนาทำไร่ ต่างต้องพึ่งพาหาวัตถุดิบจากจังหวัดหรือเมืองใกล้เคียง และต่างต้องส่งผลผลิตไปจำหน่ายในเมืองใหญ่ที่เป็นศูนย์กลางของประเทศ ในขณะที่ความเจริญของถนนหนทางทำให้คนในชนบทติดต่อถึงกันได้ดีขึ้นนั้น คนในเมืองหลวงคือ กรุงเทพฯ สภาพความเป็นอยู่กลับเปลี่ยนไปโดยมีการกระจายออกไปชานเมือง และอยู่อาศัยเป็นกลุ่มก้อนด้วยแผนการจัดที่อยู่อาศัยสมัยใหม่ทั้งของรัฐบาล และเอกชน การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีผลทำให้องค์การต่างๆต้องเกี่ยวพันกันมากขึ้น เกษตรกรและคนในต่างจังหวัดจะมีการเดินทางเข้าเมืองใหญ่และเมืองหลวงมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเพราะเพื่อค้าขาย การศึกษา หรือการหางานทำ รวมไปถึงการเข้ามาขอรับบริการด้านสาธารณสุขและการรักษาพยาบาลต่างๆด้วย
การเพิ่มขึ้นของขนาดการต้องพึ่งพาอาศัยกันและกันนี้ ทำให้เกิดความจำเป็นสำหรับทุกคนที่จะต้องเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างองค์การ ทั้งนี้ ก็เพื่อคาดคะเนถึงการกระทำของคนอื่นที่จะเกิดขึ้นเรื่อยไปในอนาคต และก็เพื่อประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการกระทำดังกล่าวนั้นที่จะมีผลมา ถึงเราด้วย
- การเปลี่ยนแปลงของหน้าที่การงานในสังคมที่ซับซ้อนและยุ่งยาก ปัญหาการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วทางเทคโนโลยี บวกกับความสัมพันธ์และเกี่ยวข้องกันระหว่างองค์การที่มีมากขึ้นนั้น ได้มีผลทำให้งานต่างๆขยายตัวซับซ้อนและยากกว่าเดิมเป็นอันมาก สำหรับในประเทศที่พัฒนาแล้วเช่น สหรัฐอเมริกา โครงการขนาดใหญ่ เช่น โครงการสำรวจอวกาศ หรือการค้นคว้าพลังงานใหม่ซึ่งแต่ละโครงการต่างต้องใช้เวลานานหลายปีหรือ หลายสิบปี หรือกรณีของการลงทุนในโครงการใหญ่ เช่น ศูนย์การค้าขนาดใหญ่ในกรุงเทพมหานคร เหล่านี้ต่างก็ส่งผลกระทบทำให้หน้าที่งานและสภาพของงานเปลี่ยนแปลงไปอย่าง มาก กล่าวคือ จะทำให้เกิดมีองค์การขนาดใหญ่ขึ้นมาเป็นจำนวนมาก เพื่อเข้ามาช่วยในการผลิตงานตามโครงการดังกล่าว
ปัญหาซ้ำหนักกว่านี้ยังมีอีก คือ โครงการใหม่ๆหลายโครงการมีช่วงอายุสั้นมาก โดยเปรียบเทียบกับที่ผ่านมา ทั้งนี้ เพราะถูกทดแทนจากเทคโนโลยีที่ใหม่และทันสมัยกว่าเก่า ซึ่งดูได้จากสาขาคอมพิวเตอร์ ซึ่งการพัฒนาใหม่ๆทำให้รุ่นปัจจุบันล้าสมัยไปในทุกๆ 5-6 ปี ภายใต้สภาวะการเช่นนี้ องค์การซึ่งไม่ได้คาดการณ์และวางแผนอนาคต อาจจะพบว่าสินค้าและบริการใหม่ๆที่เตรียมไว้อาจล้าสมัยไปก่อนที่จะมีโอกาสไป สู่ตลาด ธุรกิจบางแห่งที่ได้เคยลงทุนเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้และเคยคาดหมายว่า จะมีอายุการใช้งานสักสิบยี่สิบปีนั้น ต้องเปลี่ยนไปลงทุนซื้อเครื่องใหม่ในเวลาเพียงไม่กี่ปี เพราะประสิทธิภาพรุ่นใหม่ที่ดีขึ้นอย่างรวดเร็วจากผู้ผลิตที่พัฒนาขึ้นมา ทำให้เครื่องเก่าที่ควรมีอายุการใช้งานสักยี่สิบปีต้องมีอายุเหลือไม่ถึงสิบ ปี เพราะผลจากเครื่องใหม่ไที่ออกมานั่นเอง
ขณะที่แรงผลักดันจากภายนอกมีอิทธิพลทำให้ความจำเป็นที่จะต้องวางแผนมีเพิ่ม มากยิ่งขึ้นนั้น แรงผลักดันจากภายในองค์การก็มีอิทธิพลทำให้การวางแผนมีความสำคัญเช่นกัน แรงกดดันภายในหลายประการเป็นผลมาจากการที่บุคคลต่างๆจำต้องพยายามให้ผลงาน ที่ทำวันต่อวันของตนมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถส่งผลไปถึงองค์การโดยส่วนรวมให้ได้นี้เอง จึงทำให้การวางแผนมีความจำเป็นและสำคัญที่ขาดไม่ได้ ทั้งนี้ เพราะเหตุผลความจำเป็นประการต่างๆ ต่อไปนี้ คือ
- เป็นเครื่องกำหนดทิศทางขององค์การ
- เพื่อใช้วัดความสำเร็จ
- ใช้สำหรับประสานกำลังความพยายามภายในองค์การ
การวางแผนแม้จะมีข้อดีหลายๆประการก็ตาม แต่ในที่สุดการวางแผนจะไม่ใช่เป็นคำตอบสำหรับปัญหาทุกประการที่เกิดขึ้น และจะไม่สามารถแก้ไขปัญหาให้กับทุกคนหรือทุกองค์การได้ทั้งหมด เช่นเดียวกันกับกระบวนการผลิตของเรื่องใดๆก็ตาม ซึ่งคุณภาพของผลผลิตที่จะได้ผลดีหรือได้มากที่สุด ก็เพียงเท่ากับคุณภาพของวัตถุดิบที่ใส่เข้าไปเท่านั้น (ทำนองเดียวกับนักเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เคยมีคำพูดสำหรับตัวอย่างที่ดี นี้ว่า "ถ้าใส่ขยะเข้าไป ก็แน่นอนสิ่งที่ออกมาก็ต้องเป็นขยะด้วย") อย่างไรก็ตาม แม้ว่าสิ่งที่ใส่เข้าไปจะเป็นของดี การวางแผนก็อาจไม่มีประสิทธิภาพได้เช่นกัน เพราะว่า ถึงอย่างไรก็ตาม การวางแผนก็ยังเป็นเพียงสิ่งที่เขียนขึ้นที่ยังมิได้มีการปฏิบัติจริง ผลประโยชน์หรือข้อดีที่จะได้มานั้นจะขึ้นอยู่กับว่าแต่ละคนที่รับผิดชอบใน การกระทำจะต้องมีความเชื่อถือและมีศรัทธาในกระบวนการวางแผนนี้เสมอ เพราะถ้าไม่เช่นนั้นแล้วผู้บริหารนั้นๆ ก็จะมีทัศนะเกี่ยวกับการวางแผนว่า "เป็นเพียงแบบฝึกหัดทางวิชาการ" เท่านั้น และจะยังคงกระทำตามวิธีที่เคยกระทำมาแล้วโดยมิได้มีสิ่งใหม่เกิดขึ้น สำหรับความเชื่อในกระบวนการวางแผนนั้นหากจะมีได้ โดยมากมักจะต้องมาจากกรณีที่ผู้บริหารผู้นั้นได้เคยมีประสบการณ์ที่ดี โดยสามารถประสบความสำเร็จอันเนื่องมาจากการทำแผนโดยตรง ดังนั้น เพื่อที่ผู้บริหารจะได้มีโอกาสประสบความสำเร็จได้ ก็ควรที่ผู้บริหารจะต้องยอมหันมาทดลองทำการวางแผน โดยอาจนำมาทดลองทำกับบางส่วนหรือบางหน่วยงานขององค์การของตนก่อนก็ได้
แม้จะเป็นการแน่นอนที่ว่า การวางแผนจะสามารถชี้จุดอ่อนในองค์การได้ก็ตาม แต่การวางแผนก็ไม่อาจเป็นตัวทดแทนที่จะนำมาชดเชยการเสียหายที่เกิดจากการ บริหารด้านอื่นๆได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าหากการติดต่อสื่อสารไม่ดีอยู่แล้ว ดังนั้น แผนงานที่ดีอาจไม่เป็นที่เข้าใจของฝ่ายอื่นๆในองค์การได้เสมอ ทำนองเดียวกัน ถ้าพนักงานมีแรงจูงใจต่ำอยู่แล้วเช่นนี้ ความตั้งอกตั้งใจกระตือรือร้นทำแผนให้ดีก็จะไม่มีเลยก็ได้
บทบาทของการวางแผนในกระบวนการบริหาร
การบริหารเป็นกระบวนการที่ผู้บริหารในองค์การต่างๆนำมาใช้เพื่อให้บรรลุ วัตถุประสงค์ขององค์การ ทั้งนี้โดยวิธีการรวมกลุ่มคน และโดยการกระจายทรัพยากรไปให้กลุ่มเหล่านั้น ซึ่งเราจะสามารถมองเห็นได้เหมือนกันไปหมดว่า ทุกองค์การจะประกอบด้วยคนกลุ่มหนึ่งหรือหลายกลุ่มที่ประกอบเข้าด้วยกัน โดยแต่ละกลุ่มต่างพยายามทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ของตน และโดยการเข้าไปมีส่วนร่วมในองค์การด้วย ดังนั้น เพื่อให้สามารถบรรลุผลสำเร็จ ผู้บริหารทั้งหลายขององค์การจึงต้องเกี่ยวข้องกับการทำงานอีกหลายด้านพร้อม กันไปด้วย คือ การต้องเกี่ยวข้องกับกระบวนการต่างๆดังต่อไปนี้
- การจูงใจคน หรือการชักจูงบุคคลในองค์การ
- การสื่อสารภายในองค์การและการสื่อความกับภายนอกองค์การ
- การดำเนินการตัดสินใจ
- การควบคุมองค์การโดยอาศัยข้อมูลที่ได้รับจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ
- การสร้างความสมดุลในองค์การที่จะให้เกิดความคล่องตัว สามารถปรับตัวให้เหมาะสมตามความจำเป็นและความต้องการต่างๆ
- การค้นหาโอกาสใหม่ๆ
ตารางที่ 1 การวางแผนและความสัมพันธ์ที่มีต่อกระบวนการบริหารอื่นๆ
กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการจูงใจได้ดังนี้ คือ
การกำหนดวัตถุประสงค์ระยะยาว จะเอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถอ้างอิงและนำไปสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์ส่วนตัว ของเขาได้ การมีโอกาสเห็นถึงความก้าวหน้าและสามารถบรรลุถึงวัตถุประสงค์ในระยะยาวของตน เองนั้น จะกลายเป็นเครื่องมือที่มีอิทธิพลใช้จูงใจได้อย่างมาก
| หน้าที่งาน | แต่ละบุคคล | ผู้บริหารระดับต้น (หัวหน้างาน หรือหัวหน้าแผนก) | ผู้บริหารระดับสูง (ประธาน หรือผู้ว่าการ หรือผู้จัดการ ฯลฯ) |
| ด้านการจูงใจ | จะให้แต่ละคนรักษาระดับ แรงจูงใจของตนเองให้มีอยู่ เสมออย่างไร ทั้งนี้แม้จะเป็น การทำงานประจำก็ตาม ความพยายามในที่นี้ก็คือ การพยายามรักษากำลังความ พยายามให้มีอยู่ และการมุ่ง รักษาระดับความสนใจ และ วิธีการที่จะบรรลุถึงความสำเร็จ ในอาชีพ และความเติบโต ก้าวหน้าของตนเอง | มุ่งเน้นสนใจเกี่ยวกับวิธีการ รักษาแรงจูงใจของพนักงาน เพื่อรักษาระดับการผลิตให้สูง และลดความสูญเปล่าและ การไม่มีประสิทธิภาพในการ ปฏิบัติงานในแต่ละวันให้หมด สิ้นไปให้ได้มากที่สุด | เกี่ยวข้องสนใจต่อปัจจัยที่มีผล ต่อการจูงใจในระยะยาว โดย เฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้บริหาร ระดับกลางและสูงขึ้นมา การจูงใจเหล่านี้จะรวมถึงค่านิยม และศีลธรรมจรรยาขององค์การ ระดับการจ่ายผลตอบแทนทั้งปวง และความเป็นผู้นำของผู้ บริหารระดับสูงด้วย |
กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการติดต่อสื่อสารได้ดังนี้ คือ
เอื้ออำนวยให้มีช่องทางการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อสำหรับการกำหนดวัตถุประสงค์ของบริษัทเป้าหมาย และการตัดสินใจต่างๆภายในองค์การ
| หน้าที่งาน | แต่ละบุคคล | ผู้บริหารระดับต้น (หัวหน้างาน หรือหัวหน้าแผนก) | ผู้บริหารระดับสูง (ประธาน หรือผู้ว่าการ หรือผู้จัดการ ฯลฯ) |
| ด้านการติดต่อสื่อสาร | เป็นการติดต่อสื่อสารกับคนงาน ผู้บริหาร ญาติมิตร และอื่นๆ สาระของการติดต่อสื่อสารนั้น ส่วนใหญ่มักเป็นเรื่องเกี่ยวกับงาน ไม่เช่นนั้นก็จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง กับความรู้สึกส่วนตัว การคาดหมายต่างๆ ความนึกคิดและอื่นๆ | การติดต่อสื่อสารจะทำกับผู้ ใต้บังคับบัญชาเป็นส่วนใหญ่ โดยเฉพาะการแนะนำสอน งานเฉพาะอย่าง การถ่าย ทอดนโยบาย การประเมินผล การปฏิบัติงาน และอื่นๆ การติดต่อสื่อสารจากข้างล่าง ขึ้นบนส่วนใหญ่จะเน้นหนักที่ รายงานเพื่อการควบคุม และ ปัญหาที่เกี่ยวกับการปฏิบัติ งานโดยทั่วไป สำหรับการติด ต่อสื่อสารภายนอกนั้นจะมี จำกัดเฉพาะในกลุ่มลูกค้าบาง กลุ่มเท่านั้น และโดยมากมัก จะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ ระยะสั้น | ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการติดต่อ สื่อสารกับกลุ่มผลประโยชน์ ต่างๆ เช่น ลูกค้า รัฐบาล เจ้าหนี้ และอื่นๆ สาระสำคัญ จะเน้นถึงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ ระยะเวลาที่ยาวนานขึ้น นโยบายขององค์การ และ ความสัมพันธ์ส่วนตัวต่างๆ |
กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการตัดสินใจดังนี้ คือ
ช่วยเสริมสร้างโครงร่างหรือกรอบการวิเคราะห์ ซึ่งสามารถกลายเป็นมาตรฐานหรือแนวทางที่จะใช้พิจารณาว่า การตัดสินใจที่พวกเขาได้ทำไปนั้นมีความสอดคล้องเข้ากันได้กับแผนขององค์การ หรือไม่ นอกจากนี้ กระบวนการวางแผนยังเอื้ออำนวยให้มีข้อสมมติเฉพาะเรื่องต่างๆที่เกี่ยวกับ เรื่องราวในอนาคต ที่ซึ่งจะสามารถช่วยเหลือให้การตัดสินใจที่ต้องกระทำอยู่ตลอดเวลานั้น ให้มีคุณภาพดียิ่งขึ้นไปเรื่อยๆ
| หน้าที่งาน | แต่ละบุคคล | ผู้บริหารระดับต้น (หัวหน้างาน หรือหัวหน้าแผนก) | ผู้บริหารระดับสูง (ประธาน หรือผู้ว่าการ หรือผู้จัดการ ฯลฯ) |
| ด้านการตัดสินใจ | การตัดสินใจส่วนใหญ่เป็นการ ตัดสินใจในระยะสั้น และแม้ ว่าการตัดสินใจที่สำคัญๆที่ เกี่ยวกับอาชีพ การแต่งงาน และชีวิตครอบครัว ซึ่งต่างก็ จะเป็นการตัดสินใจที่มีผล กระทบในระยะยาวก็ตาม กระบวนการตัดสินใจเหล่านี้ มักจะมิได้มีการเขียนวิเคราะห์ ขึ้นมาอย่างเป็นทางการ | การตัดสินใจส่วนมากมักจะมี ผลกระทบในระยะสั้น และมี ขอบเขตแคบ การตัดสินใจ ต่างๆที่เป็นไปนั้น มักจะขึ้น อยู่กับชนิดของข้อมูลทั้งขาขึ้น จากล่างขึ้นบน และขาล่อง จากบนลงล่าง ซึ่งต่างก็จะมี ผลอย่างสำคัญต่อการตัดสิน ใน การตัดสินใจต่างๆจะ คำนึงถึงทั้งวัตถุและคน การตัดสินใจเหล่านี้อาจมีการทำ การตัดสินใจโดยมีการเขียน เป็นแบบฟอร์มทางการด้วย | เป็นการตัดสินใจที่มีผลกระทบ ต่อระยะยาวและครอบคลุม ขอบเขตที่กว้าง ส่วนมากจะมี การคำนึงถึงอิทธิพลกระทบ จากภายนอก (เช่น การแข่งขัน เศรษฐกิจ ลูกค้า ฯลฯ) การตัดสินใจต่างๆมักจะมุ่งถึงเรื่อง การเงินและคนเป็นส่วนใหญ่ และบ่อยครั้งที่กระบวนการนี้ มักจะมีการใช้ทีมงานวิชาการ ช่วยในการจัดทำรายงานการ ศึกษาต่างๆ แต่การตัดสินใจ ขั้นสุดท้ายจะขึ้นอยู่กับการใช้ ดุลยพินิจหรือวิจารณญาณ หรือเป็นการตัดสินใจที่เป็นนาม ธรรมเป็นหลักใหญ่ |
กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยต่อกระบวนการควบคุมได้โดยตรง คือ
การวางแผนทำให้เกิดวิธีที่เป็นระเบียบแบบแผนในการกำหนดมาตรฐานผลงานต่างๆที่ ซึ่งสามารถจะนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงานที่ทำได้จริง
| หน้าที่งาน | แต่ละบุคคล | ผู้บริหารระดับต้น (หัวหน้างาน หรือหัวหน้าแผนก) | ผู้บริหารระดับสูง (ประธาน หรือผู้ว่าการ หรือผู้จัดการ ฯลฯ) |
| ด้านการควบคุม โดยอาศัยระบบ ข้อมูล | โดยทั่วไปมักจะได้รับข้อมูล โดยตรงจากสื่อสารที่มาจาก มวลชน หรือโดยอาศัยการ สังเกตส่วนตัว การสนอง ตอบหรือการปฏิบัติตอบมัก จะเป็นในลักษณะโดยตรงและ ทันทีทันใด ด้วยข้อมูลย้อน กลับที่ได้รับมาจากกระบวนการ ควบคุม จะทำให้ทราบถึง ระดับของผลงานที่เป็นไปว่า ตรงตามเป้าได้ตามระดับที่ คาดหมายไว้หรือไม่ และถ้าหากไม่ ก็จะทราบถึงขนาด ของผลการปฏิบัติงานก็แตก ต่างไปจากแผนซึ่งได้วางไว้ แล้ว | ข้อมูลมักจะได้รับมาจากการ สังเกตเหตูการณ์ต่างๆ โดยตรง ข้อมูลภายในส่วนมาก มักจะมาจากระดับที่สูงกว่า ลงไปที่ผู้บริหารระดับต้น ถ้าเปรียบเทียบกันแล้ว ข้อมูล จากภายนอกองค์การจะมีการ นำมาใช้น้อยมาก จะมีก็แต่ เฉพาะจากกลุ่มซึ่งต้องทำงาน เกี่ยวข้องกับตัวแทนหรือลูกค้า ที่อยู่ในภายนอก การควบคุมถูกนำมาใช้อย่างรวดเร็ว และโดยตรงทันที เมื่อสามารถทราบผลจากการเปรียบเทียบระหว่างข้อมูล ผลงานกับมาตรฐานหรือสิ่งที่คาดหวังไว้ เมื่อผลการปฏิบัติงานของ บุคคลหรือกลุ่มแตกต่างจาก แผน ก็จะต้องดูว่าผลต่างนั้น เกิดจากปัญหาระยะสั้นหรือ การเปลี่ยนแปลงที่ไม่อาจควบคุม ได้หรือเปล่า ถ้าหากผลต่างนั้นจะกระทบกระเทือนถึง ผลการปฏิบัติงานของคนอื่น และแผนการต่างๆแล้วก็ จำเป็นต้องรีบบอกกล่าวให้ทราบ หรือปรึกษากันทันที | การควบคุมจะได้จากข้อมูลที่ได้ วิเคราะห์กลั่นกรองแล้ว และ จะเป็นข้อมูลที่มาจากระดับข้าง ล่างที่ไหลขึ้นไปเบื้องบน และมักจะมีการใช้ข้อมูลจากภาย นอกองค์การอย่างกว้างขวาง ด้วย ข้อมูลส่วนใหญ่ไม่ได้มา จากการสังเกตโดยตรง แต่จะ มาจากฝ่ายอื่นในภายนอกที่ ได้จัดทำขึ้นมา การสนองตอบ การควบคุมมักจะเป็นไปโดยล่าช้า การเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อม และการเปลี่ยนแปลงในการ ปฏิบัติงานของกลุ่มอาจ ทำให้ผลงานแปรผันไปจาก แผนได้เสมอ ในการควบคุม นี้นับว่าเป็นเรื่องสำคัญยิ่งที่จะ ต้องทราบว่า อะไรที่เปลี่ยน แปลงไปจากที่คาดคิดไว้ และ ผลการปฏิบัติงานทั้งหมดจะ สามารถเป็นไปตามแผนที่วาง ไว้หรือไม่ ซึ่งถ้าหากเป็นเรื่อง เป็นไปไม่ได้หรือผิดจากที่คาด คิดไว้มาก บางครั้งก็อาจจำเป็น ต้องพิจารณาหรือจัดทำแผนขึ้นมาใหม่ |
ลักษณะและขอบเขตของการวางแผน
กระบวนการวางแผน หมายถึง การตัดสินใจแบ่งสันทรัพยากรในปัจจุบันเพื่อที่จะให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ ต่างๆในอนาคต ขั้นตอนหรือกระบวนการวางแผนนี้มักจะมีการยึดถือปฏิบัติเป็นส่วนมากในองค์การ ขนาดใหญ่ทั้งหลาย แต่อย่างไรก็ตาม ส่วนมากแล้วมักจะไม่รู้ถึงคุณค่าข้อดีของกระบวนการวางแผนที่จะเป็นประโยชน์ อย่างมากมาย ทั้งนี้โดยไม่จำกัดว่าจะเป็นองค์การขนาดใหญ่ ขนาดเล็ก และแม้แต่การนำเอาการวางแผนมาปรับใช้กับชีวิตส่วนตัวของแต่ละคนด้วย
โดยปกติการวางแผนมักจะต้องเกี่ยวข้องอยู่กับกระบวนการ หรือระบบของข้อมูลตลอดเวลา เช่น ข้อมูลที่เข้ามาในระบบ กิจกรรมต่างๆที่ดำเนินไป ข้อมูลเกี่ยวกับผลผลิต และข้อมูลย้อนกลับของระบบที่บอกให้ทราบถึงประสิทธิภาพและความเป็นไปของระบบ ทั้งหมด ส่วนประกอบที่สำคัญของกระบวนการวางแผนจะประกอบด้วย
- การพิจารณากำหนดข้อสมมติฐานเกี่ยวกับอนาคตโดยพิจารณาจากปัจจัยที่มีอิทธิพล ที่มาจากทั้งภายนอกและภายใน ประกอบกับการคาดการณ์แนวโน้มของเรื่องที่เกี่ยวข้องและที่จะกระทบต่อองค์การ
- การพิจารณากำหนดวัตถุประสงค์ระยะยาวซึ่งเป็นการระบุถึงจุดมุ่งหมายทัวไปขององค์การ
- พัฒนากลยุทธ์ที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้องค์การสามารถดำเนินไปสู่วัตถุประสงค์ ต่างๆได้ โดยการใช้ประโยชน์จากปัจจัยภายนอกและภายในอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
- จัดทำเป้าหมายระยะปานกลางที่ซึ่งได้มีการระบุถึงผลสำเร็จขององค์การ ที่ประสงค์จะทำให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด
- กำหนดแผนดำเนินงานต่างๆ ที่จำเป็นต้องทำเพื่อจะสามารถแบ่งสันทรัพยากรที่พอเพียง เพื่อสำหรับการทำงานที่จะบรรลุเป้าหมายได้ในที่สุด
- การปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้
- ดำเนินการให้มีการสรุปผลและรวบรวมข้อมูลย้อนกลับ ทั้งนี้เพื่อสามารถนำผลงานที่ได้ปฏิบัติไปแล้วมาเปรียบเทียบกับเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ต่างๆที่ได้ระบุไว้ตั้งแต่เริ่มแรก
การวางแผนส่วนมากมักจะกระทำกันทั้งในสายงานปฏิบัติ (Line) และฝ่ายให้คำปรึกษา (Staff) ซึ่งการเข้ามีส่วนร่วมจากทั้งสองฝ่ายต่อการวางแผนก็จะเป็นประโยชน์ได้มาก และถ้าจะว่ากันถึงเรื่องวิธีการวางแผนแล้ว ก็อาจพูดได้ว่า มีหลายๆกรณีที่กระบวนการวางแผนสามารถดำเนินไปได้จนเสร็จสิ้นโดยที่อาศัยวิธี การวางแผนที่กระทำอย่างไม่เป็นทางการเท่านั้น แต่การจัดให้มีระบบการวางแผนขึ้นมาใช้ปฏิบัติอย่างเป็นทางการนั้น นับว่าเป็นวิธีที่ถูกต้องกว่าที่แพร่หลายอย่างมากในวงการต่างๆ ซึ่งคุณประโยชน์ของการมีระบบการวางแผนนี้จะช่วยให้แผนงานมีคุณภาพยิ่งขึ้น และจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งบุคคลต่างๆที่ทำแผน และองค์การโดยเฉพาะองค์การขนาดใหญ่ด้วยพร้อมกัน
เพื่อการเข้าใจถึงกระบวนการวางแผนที่ถูกต้องและลึกซึ้งที่จะนำไปใช้อย่างได้ ผล ในที่นี้จะได้พิจารณาถึงเรื่องราวของกระบวนการวางแผน 5 ประการ (เป็นลำดับเรื่อยไป) คือ
- การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย
- แนวคิดเกี่ยวกับกลยุทธ
- ระยะเวลาในการวางแผน
- การเสริมสร้างให้เกิดความร่วมมือในการวางแผน
- การใช้แผนงานเพื่อการปฏิบัติงานอย่างได้ผล
การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายนั้น วิธีการต้องเข้าใจถึงสภาวะที่เกี่ยวข้อง นั่นคือ การต้องรู้ว่า องค์การทุกองค์การซึ่งเช่นเดียวกับแต่ละบุคคลต่างก็เกี่ยวข้องอยู่กับแรงกด ดันภายในและแรงกดดันภายนอกพร้อมกัน และยังอยู่ภายใต้อิทธิพลมหภาคของระบบสภาพแวดล้อมภายนอกของเศรษฐกิจ รัฐบาลและสังคม ที่เกี่ยวข้องกันและมีการเปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา พร้อมกับความก้าวหน้าของเทคนิควิทยาการต่างๆ
ในทางปฏิบัติการกำหนดวัตถุประสงค์ จะต้องกระทำโดยมีการกำหนดข้อสมมติฐานเกี่ยวกับอนาคตของปัจจัยต่างๆที่ เปลียนแปลงไปว่า ลักษณะจะเป็นอย่างไร มีข้อจำกัดหรือโอกาสอะไรบ้าง หรือนั่นก็คือ กระบวนการกำหนดโครงรูปของการวางแผนนั่นเอง
วัตถุประสงค์และเป้าหมาย ลักษณะจะคล้ายกันหรือเหมือนกัน ถ้าจะแตกต่างกันบ้างก็ตรงที่ วัตถุประสงค์จะหมายถึงสิ่งที่มุ่งหวังและต้องการจะให้เป็นไปในระยะยาว ส่วนมากมักจะต้องมีการระบุหรือเขียนขึ้นเป็นข้อความที่ชัดเจนพอที่จะใช้อ้าง อิงหรือชักจูงใจสมาชิกผู้ปฏิบัติได้ แต่เป้าหมายจะเป็นการระบุถึงผลสำเร็จของงานที่ทำที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลา อันสั้น โดยมากมักจะมีการระบุเฉพาะเจาะจงเป็นผลสำเร็จของงานแต่ละด้านไป ซึ่งในทางปฏิบัติขององค์การธุรกิจ เป้าหมายมักจะมุ่งพยายามระบุออกมาเป็นจำนวนตัวเลขที่สะดวก ง่าย และชัดเจนสำหรับการวัดผลความสำเร็จด้วย
การพัฒนาวัตถุประสงค์และเป้าหมาย มีแนวทางที่จะจัดทำได้ 3 วิธีด้วยกัน คือ โดยวิธีระบุจากบนลงล่าง โดยผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้กำหนด หรือวิธีที่สอง โดยวิธีปรึกษาหารือกันระหว่างเจ้าหน้าที่บริหาร หรือโดยการใช้เจ้าหน้าที่ช่วยวางแผนให้จัดทำให้ และการใช้วิธีรวบรวมความเห็นจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติข้างล่างขึ้นมาเป็น ลำดับๆ รวมเป็นวัตถุประสงค์ขององค์การในที่สุด
กลยุทธ์
กลยุทธ์จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการต้องออกแบบเรื่องที่มีขอบข่ายกว้าง และใหญ่โตมาก ซึ่งมักจะกระทำโดยบุคคลซึงหวังจะให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ของเขา การพัฒนากลยุทธสามารถทำได้สำเร็จได้ในทุกระดับขององค์การ ไม่เพียงเฉพาะผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น และนับว่าเป็นเรื่องจำเป็นยิ่งในกระบวนการสร้างสรรค์ที่จะเลือกจากทางเลือก หลายๆ ทางที่มีอยู่มากมายเป็นชุด ซึ่งทางเลือกเหล่านี้จะเป็นแนวทางที่มีการใช้ประโยชน์สูงสุดจากแรงกดดัน มหภาคในภายนอก ซึ่งจะเอื้ออำนวยให้องค์การหรือบุคคลเคลื่อนไปสู่วัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ได้
คำถามที่สำคัญที่จะต้องถามในการพัฒนากลยุทธ์ ได้แก่
- ใครคือลูกค้าของฉัน
- ฉันควรจะผลิตสินค้าหรือบริการอะไร
- สินค้าควรจะจัดสรรหรือกระจายจัดจำหน่ายไปอย่างไร
- กลยุทธราคาควรเป็นอย่างไรจึงจะดีที่สุด
- ความสัมพันธ์กับกลุ่มผลประโยชน์ควรจะเป็นอย่างไร
- ทรัพยากรควรจะมาจากแหล่งใด
- ทรัพยากรจะจัดสรรไปอย่างไร
ภายหลังจากที่กลยุทธได้มีการพัฒนาขึ้นแล้ว ก็อาจจะสามารถนำมาวิเคราะห์ศักยภาพ หรือโอกาสที่จะนำมาใช้ได้ผล ทั้งนี้โดยการตั้งคำถาม เช่น
- วัตถุประสงค์และกลยุทธกำลังดำเนินไปโดยมีจุดมุ่งหมายเดียวกันหรือไม่ หรือไขว้ทางกัน
- กลยุทธได้มีการคาดการณ์แนวโน้มในอนาคตและเงื่อนไขต่างๆด้วยหรือไม่
- มีทรัพยากรพอเพียงที่จะสนับสนุนกลยุทธ์หรือไม่
- ขนาดความเสี่ยงที่มีอยู่ยอมรับได้หรือไม่
- กลยุทธ์เหมาะสมดีกับเวลาหรือไม่
- กลยุทธ์สามารถใช้งานหรือนำมาใช้ปฏิบัติได้จริงหรือไม่
ในเรื่องของระยะเวลาการวางแผนที่จะกระทำออกไปในอนาคตนานเท่าใดนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับว่า จะต้องมีการทำอะไรบางอย่างให้เสร็จเพื่อที่ผลงานตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย จะสำเร็จลงได้ นอกจากนี้ขนาดของเวลาในการวางแผนจะมียาวนานเพียงใด ย่อมขึ้นกับการตัดสินใจต่างๆที่กระทำในทุกวันนี้ที่จะมีผลกระทบไปในอนาคตได้ ยาวนานเท่าใดอีกด้วย โดยปกติแม้ว่าแผนกลยุทธ์ขององค์การมักจะมีการจัดทำสำหรับ 3-5 ปีก็ตาม แต่ในความเป็นจริงนั้น ขนาดของเวลาของแผนจะเป็นเท่าใดย่อมขึ้นอยู่กับความต้องการและความจำเป็นเป็น สำคัญ นอกจากนี้สำหรับภายในองค์การ ระยะเวลาของแผนของแผนกต่างๆยังแตกต่างกันออกไปได้ตามความจำเป็น และความยุ่งยากของกิจกรรมที่แตกต่างกันอีกด้วย
โดนปกติทั่วไปนั้น ผู้บริหารที่เติบโตไปในตำแหน่งที่สูงขึ้นในองค์การนั้น ต่างก็ต้องใช้เวลาทุ่มเทกับการวางแผนมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่ง ณ ระดับที่สูงขึ้นนี้ ผู้บริหารจะต้องมีวิสัยทัศน์ที่สามารถมองได้กว้างและไกลยิ่งขึ้นกว่าที่เคย มี และจากการได้ลงมือทำการวางแผนนี้เอง ผู้บริหารจะสามารถใช้นำทางการปฏิบัติงานของกลุ่มและผู้ใต้บังคับบัญชาใน สังกัดได้
ในทางปฏิบัติที่เป็นจริงของกระบวนการวางแผนนั้น มักจะมีการปฏิบัติที่เป็นไปตามปกติของการดำเนินงานขององค์การ กล่าวคือ การปฏิบัติที่ถูกต้องนั้น จะไม่ใช่หมายถึงการต้องมาทุ่มเทเวลาสำหรับการวางแผนอย่างมากมายในช่วงใดช่วง หนึ่ง เพียงแต่ว่าก่อนจะเริ่มมีการปฏิบัติงานในรอบใหม่ ขอให้การวางแผนตามขั้นตอนต่างๆเสร็จสิ้นลงเป็นที่เรียบร้อยก็เป็นอันใช้ได้
การเข้าร่วมทำการวางแผน
ในยุคต้นๆที่องค์การพัฒนาเติบโตขึ้นมานั้น แม้ว่าบางกิจการจะมีแผนธุรกิจที่พร้อมสมบูรณ์ครบตั้งแต่ตอนเริ่มแรกก็ตาม แต่ก็มีองค์การน้อยรายที่จะมีระบบการวางแผนอย่างเป็นทางการ การวางแผนอย่างเป็นทางการมักจะมีขึ้นเมื่อผู้ประกอบการได้มีการจัดองค์การ หรือหน่วยงานเข้ารูปอย่างดีแล้ว โดยได้มีการกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละคนได้อย่างชัดแจ้งทุกหน้าที่ การพัฒนาและจัดทำการวางแผนจึงจะเป็นเรื่องจำเป็นที่เห็นชัด และจะเป็นที่ยอมรับกันได้ง่ายว่าการวางแผนเป็นงานที่จำเป็น ในสภาพที่องค์การกำลังเติบโตโดยปราศจากการวางแผนนั้น สมาชิกทุกคนส่วนมากต่างก็จะสาละวนยุ่งอยู่กับความอยู่รอดและความเติบโตที่ เป็นปัญหาท้าทายวันต่อวันเท่านั้น แต่จะไม่มีเวลาสนใจถึงเรื่องที่อาจจะเกิดขึ้นในระยะไกลและความไม่แน่นอนของ อนาคต อย่างไรก็ตาม ขณะที่มีความเติบโตนั้น องค์การจะมีความสลับซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ความเติบโตในขนาดและความสลับซับซ้อนของงานที่กำลังเกิดขึ้นในองค์การ มักจะกระตุ้นให้ผู้บริหารเห็นความจำเป็นและต้องมีการกำหนดทิศทางอนาคต เช่น ปัญหาว่าจะซื้อเครื่องจักรอุปกรณ์มากน้อยเท่าใด จะรักษางบประมาณที่เพิ่มอย่างไร และพนักงานประเภทใดที่สมควรจะจ้างไว้บ้าง เหล่านี้ทำให้ผู้บริหารจำต้องก้าวถอยจากงานประจำวันและไปมองดูภาพในอนาคตแทน ไม่ว่าจะเป็นทางการหรือไม่ก็ตาม การวางแผนจะเริ่มที่จุดนี้ และขณะที่องค์การเริ่มจะมีปัญหาเพิ่มมากขึ้น ผู้บริหารก็ควรตระหนักถึงความจำเป็นที่จะต้องประสานการวางแผนต่างๆให้เป็น ระบบที่ดีและมีลำดับขั้นตอน หรือกระบวนการวางแผนที่ถูกต้อง
ขั้นตอนในการนำเอาการบริหารตามเป้าหมาย (MBO) มาใช้
การนำเอาวิธีการบริหารตามเป้าหมายมักจะประกอบด้วย 6 ขั้นตอน ซึ่งต้องปฏิบัติไปตามลำดับขั้น โดยต้องทำเสร็จสิ้นขั้นหนึ่งก่อนจึงจะไปเริ่มขั้นตอนต่อไป
ขั้นที่ 1 การกำหนดความรับผิดชอบงาน
ความรับผิดชอบเหล่านี้ควรจะมีการระบุออกมาชัดเจนเป็นผลงานที่คาดว่าจะได้รับ ผลสำเร็จของงานควรจะจำกัดระบุให้กับพนักงานที่ซึ่งพนักงานนั้นจะสามารถควบ คุมงานของตนเองได้มาก ตัวอย่างเช่น พนักงานสารบรรณก็ย่อมจะสามารถระบุผลงานอย่างมีเหตุผลได้ว่าจะต้องรักษาแฟ้ม เรื่องให้เรียบร้อย เป็นระเบียบและทันเหตุการณ์ ซึ่งหากได้มีการระบุชัดเช่นนี้ พนักงานก็ย่อมจะมีความคิดอ่านหรือทำงานดีขึ้นอย่างแน่นอน เพราะเหตุที่ว่า ผลงานของเขาเหล่านั้นได้ผูกติดอยู่กับผลงานที่กลุ่มหรือแผนกได้กำกับหรือคาด หมายเอาไว้
ขั้นที่ 2 การพัฒนาเป้าหมายสำหรับแต่ละคน
วัตถุประสงค์หลักที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหารงานตามเป้าหมายก็คือ พยายามที่จะนำเป้าหมายของบุคคลและองค์การมาให้ใกล้กันหรือเข้ากันได้ แม้ว่าเป้าหมายของบุคคลและองค์การจะไม่มีทางตรงกันได้หมดก็ตาม อย่างน้อยก็ขอให้เคลื่อนไปในทิศทางเดียวกัน ในสภาพเช่นว่านี้ ถ้าองค์การบรรลุถึงเป้าหมายส่วนใหญ่ บุคคลก็อาจจะบรรลุถึงเป้าหมายของเขาหลายๆเป้าหมายได้ด้วย หรือกลับกัน การกำหนดเป้าหมายให้กับแต่ละบุคคลในกระบวนการบริหารตามเป้าหมาย จะสามารถจัดรูปเป้าหมายขององค์การขึ้นมาได้ด้วยเช่นกัน ทำนองเดียวกันกับเป้าหมายองค์การก็สามรถช่วยจัดรูปเป้าหมายบุคคลได้ด้วยเช่น กัน
เป้าหมายอาจเป็นรูปปริมาณและ คุณภาพ ในเชิงปริมาณจะหมายถึงว่า สามารถวัดเป็นจำนวนได้ เช่น "สำรวจตึก 200 หลังเพื่อป้องกันอัคคีภัยภายในสิ้นปี" สำหรับเป้าหมายเชิงคุณภาพนั้นยากกว่าที่วัดในเชิงปริมาณ เป้าหมายเชิงคุณภาพอาจเป็น "กำหนดโปรแกรมอบรมสำหรับพยาบาลที่จ้างมาใหม่ " เป้าหมายนี้จะถูกวัดในแง่ที่ว่า ได้มีการจัดโปรแกรมอบรมขึ้นจริงหรือไม่ และการพิจารณาต่อไปถึงลักษณะคุณภาพของโปรแกรมที่จัด
ขั้นที่ 3 ตกลงเป้าหมายกันระหว่างหัวหน้างานกับพนักงาน
สองคนนี้ควรจะนั่งลงและทบทวนเป้าหมายของพนักงาน และความสัมพันธ์ที่มีต่อเป้าหมายองค์การ การตกลงดังกล่าวนี้มิใช่เพียงแต่พยายามคำนึงถึงเป้าหมายผลงานขององค์การเท่า นั้น หากแต่จะต้องพิจารณาคลุมไปถึงผลสำเร็จของผู้ทำงานแต่ละคนที่จะได้รับด้วย ในอีกแง่หนึ่งก็คือ ทั้งฝ่ายบริหารและพนักงานควรจะเห็นพ้องกันทั้งสองฝ่ายว่า เป้าหมายนั้นจะสามารถทำให้สำเร็จบรรลุผลได้จริง
ขั้นที่ 4 กำหนดมาตรฐานในการวัดผล
ความสำเร็จของทั้งเป้าหมายเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพนั้น คือ การต้องสามารถวัดผลได้นั่นเอง ดังนั้น เมื่อทำการวางแผนเสร็จควรจะต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่า จะวัดผลความสำเร็จของเป้าหมายทั้งสองแบบนี้ได้อย่างไร ในบางกรณี เป้าหมายอาจจะขยายไปเกินกว่าระยะเวลาการวางแผน ทั้งๆที่การบริหารตามเป้าหมายส่วนมากมักจะเป็นแผนงานเพียงปีเดียวเท่านั้น ดังนั้น จึงจำเป็นต้องกำหนดจุดที่วัดผลได้ ทั้งนี้ก็เพื่อให้สามารถวัดความก้าวหน้าของงานให้ปรากฏออกมาเป็นระยะๆ รายงานผลความก้าวหน้ามักจะเป็นประโยชน์ได้เสมอ แม้แต่กับเป้าหมายซึ่งสามารถบรรลุได้ในเวลาที่น้อยกว่าหนึ่งปีก็ตาม
ขั้นที่ 5 การวัดผลสำเร็จ
ในการวัดผลควรจะทำการวัดผลเทียบกับมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้ก่อน และการประเมินผลนี้ควรจะกระทำร่วมกันระหว่างผู้บริหารกับพนักงานผู้ใต้ บังคับบัญชา โดยวิธีนี้ ปัญหาต่างๆจะถูกหยิบยกขึ้นมาพูดอย่างเปิดเผย และหากมีข้อแตกต่างกันในความเห็นเกี่ยวกับผลสำเร็จของเป้าหมาย ทั้งสองฝ่ายก็จะสามารถแลกเปลี่ยนทัศนะหรือความเข้าใจระหว่างกันได้ทันที
ขั้นที่ 6 ข้อมูลย้อนกลับสำหรับกระบวนการกำหนดเป้าหมาย
วิธีการบริหารตามเป้าหมายนี้ควรจะได้มีการปรับปรุงในทุกรอบวงจร โดยเฉพาะเมื่อได้พบสาเหตุแห่งความสำเร็จและอุปสรรคของรอบวงจรที่ผ่านมา ควรจะต้องนำมาพิจารณาประกอบเพื่อกำหนดเป้าหมายที่ดีขึ้นเพื่อสำหรับผลสำเร็จ ในระยะต่อไป ในเรื่องนี้นับว่าเป็นความรับผิดชอบของทั้งพนักงานและหัวหน้างานที่ต่างก็จะ ต้องช่วยกันสำรวจดูว่า ได้มีการนำเอาข้อมูลที่เป็นประสบการณ์มาแล้วมาใช้ประโยชน์ครบถ้วนหรือไม่
โดยสรุป การบริหารตามเป้าหมายสามารถเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการวางแผนรวมขององค์การ การกำหนดเป้าหมายระยะสั้นในระดับเบื้องต้นเช่นนี้ จะสามารถมีส่วนสนับสนุนทั้งในด้านการปรับปรุงแรงจูงใจพนักงาน และเพื่อความเข้าใจอย่างกว้างขวางในแผนงาน วัตถุประสงค์ กลยุทธ์ และเป้าหมายขององค์การ
การผูกพันการใช้ทรัพยากร
ปกติในกระบวนการวางแผนที่ดำเนินไปนั้น มักจะก่อให้เกิดความคิดใหม่ๆขึ้นได้ตลอดเวลา โครงการหรือแผนงานใหม่ๆ และกิจกรรมที่จำเป็นอีกหลายๆอย่างที่ซึ่งผู้วางแผนมักจะรู้สึกว่า ล้วนแต่เป็นสิ่งจำเป็นที่จะมีส่วนช่วยให้เกิดความสำเร็จต่องานหรือองค์การใน อนาคตได้ ตามสถานการณ์โดยทั่วไปนั้น ต่างก็จะเสนอแย่งแผนงานจำนวนมากๆ มากกว่าที่จะได้มีการคิดคำนึงความเป็นไปได้ในทางเศรษฐกิจของโครงการ และในระหว่างกระบวนการประสานบุคคลกับแผนงานเข้าด้วยกัน หรือซึ่งเท่ากับเป็นกระบวนการของการกลั่นกรองโครงการนั้น โครงการที่ประสงค์จะได้และอยากจะทำนั้น หลายโครงการกลับต้องยกเลิกไป หรือ เลื่อนช้าออกไปอีก อย่างไรก็ตาม สำหรับโครงการที่ซึ่งยังคงเหลืออยู่ในแผนงานนั้นควรจะต้องสัมพันธ์กับแผนการ เงินด้วย ทั้งนี้โดยมีการเรียงลำดับรายการให้เห็นทราบชัดว่า จะสามารถจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นได้อย่างไร และจากแหล่งใดบ้าง เพื่อที่จะนำมาใช้ดำเนินกิจกรรมให้สามารถกระทำต่อเนื่องไปได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าแผนงานขององค์การของท่านเรียกร้องให้ต้องมีการเพิ่มผลผลิตเป็น 2 เท่าให้ได้ภายในเวลา 3 ปี และถ้าหากท่านเป็นผู้จัดการฝ่ายผลิตจะต้องทำสิ่งนี้ให้สำเร็จลงให้ได้ ดังนี้ แผนงานของท่านก็จะต้องสะท้อนให้เห็นถึงวิธีที่จะใช้และเครื่องมือที่จำเป็น ต้อ มี ตลอดจนสถานที่ และอื่นๆที่จำเป็นเพื่อที่จะให้บรรลุผลเหล่านั้นได้ และเพื่อให้สอดคล้องเป็นไปได้พร้อมกันกับแผนงานของท่าน ก็จะต้องมีการจัดทำแผนการเงินเอาไว้ด้วย เพื่อที่ท่านจะสามารถมีเงินทุนที่จำเป็นเพื่อใช้ทำงานตามที่ท่านรับผิดชอบ อยู่ให้เป็นผลลำเร็จได้
การวางแผนจะกลายเป็นสิ่งไร้ประโยชน์ในทันที ถ้าความคิดและโครงการสำคัญๆทั้งหลายที่ถูกพัฒนาขึ้นมาแล้วนั้น กลายเป็นเรื่องหมดหนทางที่จะหาเงินทุนมาสนับสนุนใช้จ่ายได้ ในเรื่องนี้ตามความเป็นจริงแล้ว การวางแผนอาจมีผลทำให้กลายเป็นปัญหากระทบต่อขวัญและกำลังใจของพนักงาน ถ้าความฝันอันสดสวยที่อยู่ในตัวแผนไม่มีทางจะเป็นจริงได้ หรือทำนองเดียวกันกับกรณีที่บุคคลได้ยอมรับหรือเห็นด้วยกับเป้าหมายขนาด หนึ่งแล้ว แต่ถูกระงับไม่อนุมัติงบประมาณหรือทรัพยากร ก็ย่อมต้องหมดอาลัยตายอยากเป็นธรรมดา
ความรับผิดชอบในการวางแผน
การบริหารงานเพื่อการจัดให้มีระบบการวางแผนจะเกี่ยวข้องกับเรื่องต่างๆ นับตั้งแต่การฝึกอบรมพนักงาน การประสานการใช้ทรัพยากรต่างๆเพื่อการผลิต การรวบรวมข้อมูล การประเมินข้อมูลเหล่านั้น และการเตรียมการขั้นสุดท้ายของแผนงาน แต่สำหรับกรณีองค์การที่มีขนาดเล็ก ผู้จัดการใหญ่และเลขานุการอาจจะเป็นผู้ทำหน้าที่เหล่านี้ด้วยตนเอง แต่สำหรับองค์การที่ค่อนข้างใหญ่นั้น ภารกิจที่เป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารสูงสุดนั้น อาจต้องมีการแบ่งความรับผิดชอบออกไปให้หัวหน้างานต่างๆ เช้น หัวหน้างานด้านการตลาด หรือการเงิน งานวางแผนจึงมักถูกกระจายออกไปเช่นกัน แต่สำหรับกรณีขององค์การธุรกิจขนาดใหญ่ๆนั้น วิธีปฏิบัติมักจะกระทำโดยมีการเลือกเอานักบริหารระดับสูงคนใดคนหนึ่งมา บริหารและประสานการวางแผน แต่ละกรณีที่กล่าวมาจะมีข้อดีและข้อเสียต่างกัน เพราะแท้ที่จริงแล้วความรับผิดชอบในเรื่องการวางแผนนี้ จะอยู่ที่ผู้บริหารระดับสูงโดยตรง ซึ่งผู้บริหารสูงสุดนี้จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบในการบริหารระบบการวางแผนด้วย ตนเองอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าหากผู้จัดการใหญ่มีกิจธุระมาก ซึ่งอาจไม่มีเวลาพอที่จะอุทิศให้กับหน้าที่นี้ได้ จึงมักจะมอบให้ผู้บริหารระดับรองคนใดคนหนึ่งดูแลแทน ซึ่งมักจะได้ผลไม่ดีเท่า กล่าวคือ การมอบให้ผู้บริหารที่ทำหน้าที่ใดหน้าที่หนึ่งอยู่แล้วมาช่วยประสานและ บริหารการวางแผน ผู้บริหารคนนั้นก็มักจะโน้มเอียงหรือเน้นหนักให้การวางแผนหนักไปในด้านที่ เป็นงานถนัดของตน ในที่สุดวิธีที่ดีที่สุดก็คือ การต้องจัดให้มีผู้บริหารการวางแผนที่ทำงานเต็มเวลา หรือที่มักเรียกว่า corporate planning director ซึ่งก็ทำให้ต้องเสียต้นทุนค่าใช้จ่ายให้กับองค์การ และมีผลทำให้ต้องมีการจัดกลุ่มตั้งเป็นแผนกวางแผนขึ้นมาต่างหาก
ไม่ว่าจะเลือกวิธีใดก็ตาม สาระสำคัญที่จะให้เกิดผลสำเร็จได้ก็คือ การวางแผนจะต้องอาศัยวิธีการกำกับอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้โดยต้องมีการประสานงานกันอย่างมากระหว่างบุคคลและหน่วยงานฝ่ายต่างๆ ที่ซึ่งมีส่วนต่อกระบวนการวางแผนทั้งหมด
การสื่อความให้ทราบถึงคุณค่าของการวางแผน
การผูกพันและการเข้าร่วมของผู้บริหารระดับสูง และการต้องมีแผนงานการวางแผน นับว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จของการวางแผน แต่อย่างไรก็ตาม ก็ยังคงถือได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของสูตรแห่งความสำเร็จของการวางแผน ผู้บริหารนับแต่ระดับสูงไปจนถึงหัวหน้างาน จะต้องสามารถสื่อความชี้แจงหลักการสำคัญๆให้ลูกน้องเข้าใจได้ ซึ่งผู้บริหารจะต้องลงมือทำด้วยตนเองให้ลูกน้องทราบชัดแจ้งและเห็นจริงด้วย ตนเอง หลักการสำคัญๆที่ควรจะต้องสื่อความให้เข้าใจนั้น คือ
- การวางแผนเป็นวิธีที่มีประโยชน์ที่จะช่วยให้คนเราบรรลุวัตถุประสงค์ส่วนตัว (ทั้งนี้โดยวิธีบริหารโดยเป้าหมายหรือ MBO นั่นเอง)
- ตัวผู้ประกอบการเองจะก้าวหน้าได้อย่างรวดเร็วยิ่ง และ/หรือก้าวอย่างมั่นคงก็โดยวิธีการวางแผนมากกว่าการไม่มีการวางแผน
- ทุกคนต่างจะมีโอกาสก้าวหน้าได้มากยิ่งขึ้น และมีความพอใจส่วนตัวมากกว่า ก็แต่เฉพาะในองค์การที่มีแผนงานที่ดีมากกว่าในองค์การที่ปล่อยให้อนาคตของ ตัวให้เป็นไปแบบตามมีตามเกิด
- การวางแผนไม่ใช่อาวุธที่จะใช้กำกับหรือควบคุมพนักงาน หากแต่จะเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการบริหารงานได้
- การวางแผนนับว่าเป็นกิจกรรมที่ต้องทำควบคู่กันไปกับการทำงาน และเป็นงานที่ผู้บริหารจำต้องสละเวลา และทรัพยากรเพื่อสำหรับทำงานนี้ เพื่อให้เกิดผลดีแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
- แม้ว่าเราทุกคนต่างก็ไม่อาจรู้ถึงความเป้นไปในอนาคตก็ตาม แต่ถ้าหากได้มีการวางแผนดีขึ้นและดีขึ้นเรื่อยๆ โอกาสที่เราจะสามารถช่วยกำหนดความเป็นไปของอนาคตก็จะมีมากขึ้น
เนื่องจากปัญหาข้อจำกัดในด้านเวลาและกำลังทุ่มเทที่ต้องใช้ไปในการวางแผน ทำให้ผู้บริหารต้องพิจารณาให้รอบคอบก่อนถึงภาวะวิกฤติของสถานการณ์ว่า มีผลกระทบต่อองค์การและความอยู่รอดขององค์การมากหรือน้อยเพียงใด ในอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องพิจารณาก็คือ การพิจารณาว่าสถานการณ์นั้นจะมีอิทธิพลต่อความสามารถขององค์การหรือกลุ่ม บุคคลที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์หรือไม่ ตัวอย่างเช่น กรณีของโรงงานที่ไม่มีประสิทธิภาพในการผลิต ได้ส่งผลให้เห็นแนวโน้มชัดเจนว่า จะก่อให้เกิดการสูญเสียอัตราก้าวหน้าหรือส่วนแบ่งตลาดอย่างเห็นได้ชัด และอาจไปไกลถึงกับกระทบต่อความอยู่รอดด้วย แต่ในอีกแง่หนึ่ง เช่น การจัดเก็บสารบัญเรื่องเบ็ดเตล็ดภายในผิดหมวด หรือการลืมสั่งวัตถุใช้สอยบางอย่าง เช่น ดินสอดำ ที่อาจหาที่ไหนมาใช้ก่อนก็ได้ เช่นนี้นับว่าไม่ใช่ปัญหาวิกฤติแต่อย่างใดเลย
ในการวางแผนงานเพื่อสำหรับดำเนินการนั้น ปัญหาสำคัญอาจเป็นว่า เหตุการณ์นั้นจะมีผลกระทบสำคัญต่อองค์การหน่วยงาน หรือความสามารถของบุคคลที่จะบรรลุวัตถุประสงค์อย่างใดหรือไม่ ถ้าหากไม่ ก็อาจจะเป็นการดีกว่าที่จะทุ่มเทกำลังพยายามในการวางแผนไปใช้กับกรณีอื่น ซึ่งก่อให้เกิดผลดีในทันทีทันใดได้ หรือเพื่อผลสำหรับอนาคตก็ตาม
กฏของเปรโต (Pareto's Law)
คำถามสำคัญและมีความหมายอันหนึ่งก็คือ "อะไรคือตัวสาเหตุที่แท้จริงที่จะสามารถส่งผลกระทบต่อผลงานหรือผลผลิตได้ อย่างมาก " แนวความคิดสำคัญที่ใช้พิจารณาปัญหานี้มักจะเป็นที่รู้กันในนามของ "กฏเปรโต" กฏนี้กล่าวว่า โดยปกติจะมีปัจจัยจำนวนน้อยไม่กี่อย่างเท่านั้นที่มักจะมีผลกระทบต่อผลงาน ขนาดใหญ่หรือปริมาณจำนวนมากของงานได้ ตัวอย่าง เช่น
ก) 20% ของลูกค้าทั้งหมดเมื่อคิดคำนวณออกมาอาจกลายเป็น 80% ของยอดขายที่คิดเป็นตัวเงิน
ข) 10% ของคนขับรถมักจะเป้นผู้ก่ออุบัติเหตุถึง 95% ของอุบัติเหตุทั้งหมดที่เกิดขึ้น
ค) 5% ของรายการที่ซื้อมาทั้งหมดของบริษัท เมื่อคิดคำนวณแล้วมีมูลค่าเท่ากับ 50% ของรายจ่ายที่ใช้จ่ายไปในการซื้อทั้งหมด
กฏของเปรโต สามารถนำไปปรับใช้ได้ดังนี้ คือ การพิจารณาว่าแผนดำเนินงานอันใดที่ควรจะให้ความสนใจมากที่สุด หรือได้รับแบ่งทรัพยากรมากที่สุด กล่าวคือ ในบรรดาแผนงานที่เสนอมาทั้งหมดนั้น ผู้บริหารควรจะใช้วิธีถามว่า จะมีแผนงานอันใดบ้างที่มีจำนวนเพียง 10% หรือ 20% ของจำนวนแผนงานทั้งหมด ที่จะมีผลกระทบมากที่สุดต่อความสำเร็จขององค์การ ผู้จัดการซึ่งสามารถตอบคำถามนี้ได้ย่อมจะสามารถพุ่งความสนใจที่จะติดตามและ เน้นความสนใจให้แน่ใจได้ว่า แผนงานสำคัญๆเหล่านั้นจะต สามารถทำให้บรรลุผลสำเร็จได้ทันตามกำหนดเวลา กุญแจสำคัญของกฏเปรโต คือ ความเขจ้าใจที่ว่าทุกอย่างมีความสำคัญไม่เท่ากัน แผนงานบางอันหรือกิจกรรมบางอย่าง ตลอดจนแนวโน้มบางลักษณะ หรือพนักงานบางกลุ่มเท่านั้นที่จะมีผลกระทบต่อความสำเร็จของบุคคลหรือ องค์การมากกว่าอันอื่นๆ
จึงนับว่าเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับผู้ศึกษาการบริหาร หรือผู้วางแผนในอนาคตที่จะจำไว้เป็นแนวทางปฏิบัติว่า การที่มีจำนวนเหตุการณ์รวมเข้าไปในแผนงานเป็นจำนวนมากเท่าไร ก็ยิ่งจะมีความยุ่งยากสับสนเกิดขึ้นตามกันมา ที่ซึ่งจะทำให้การติดตาม หรือการรักษาระดับควาสำเร็จ หรือการคืบหน้าไปสู่จุดสำเร็จต่างๆก็จะทำได้ยากยิ่งขึ้น
ผลที่ได้รับจากการวางแผน
ข้อมูลย้อนกลับของผู้บริหารที่ใช้กันมากนั้น ปกติมักจะเป็นรายงานความก้าวหน้าที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร หรือการรายงานโดยวาจา ทั้งนี้ไม่ว่าข้อมูลที่ได้จะพัมนาขึ้นมาภายในหน่วยงานของผู้บริหารเอง หรือการสรุปผลโดยบุคคลภายนอกก็ตาม หัวข้อสำคัญของคุณค่าในตัวรายงานควรจะประกอบด้วย
- ข้อมูลที่ได้รับจากการติดตามผลมีมากเพียงพอหรือไม่ โดยเฉพาะที่จะใช้เพื่อเปลี่ยนแปลงในบางสิ่งที่จำเป็น
- ข้อมูลที่ได้รับจากการวิเคราะห์เหตุการณ์ที่จะนำไปใช้แก้ไขปัญหานั้น ได้รับมากระชั้นชิดเกินไปจนใช้การได้ไม่ดีหรือเปล่า
- หัวข้อกว้างพอที่จะครอบคลุมส่วนสำคัญที่ได้มีการวางแผนหรือไม่ แต่ก็ต้องไม่มากเกินไปจนกลายเป็นรายละเอียดจำนวนมหึมา
- ลักษณะรูปแบบการรายงานเป็นแบบง่ายๆ พอที่จะเข้าใจและตีความรายงานได้ถูกต้องหรือเปล่า
- รูปแบบรายงานได้มีวิธีนำเสนอที่ชี้ให้เห็นข้อมูลต่างๆ แยกส่วนโยงกับงานด้านต่างๆขององค์การอย่างชัดเจนหรือเปล่า
- รายงานนั้นๆ ได้มีการเน้นย้ำให้เห็นถึงจุดที่ไม่สามารถทำสำเร็จได้หรือเปล่า เพราะการชี้ชัดเจนย่อมจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถทราบถึงปัญหาที่กำลังเกิด ขึ้นได้ทันที
วิธีหนึ่งที่ใช้ในบางองค์การเพื่อให้มีการรายงานผลเป็นข้อมูลย้อนกลับก็คือ วิธีการบริหารโดยอาศัยข้อแตกต่าง (Management by Exception) ซึ่งลักษณะจะไม่เหมือนกับระบบการรายงานซึ่งให้ข้อมูลในทุกสาระสำคัญของ ธุรกิจอย่างครบถ้วน การบริหารโดนอาศัยข้อแตกต่างนี้ จะเน้นเพียงสาระซึ่งผันแปรผิดไปจากแผนงานเท่านั้น
การบริหารโดนอาศัยข้อแตกต่างนี้ ก็เหมือนเครื่อมือรายงานผลและควบคุมอื่นๆ คือ การบริหารงานโดยอาศัยข้อแตกต่างนี้จะมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุด คือ รายงานนั้นจะสามารถทำให้ดูเข้าใจง่าย โดยการเน้นเฉพาะกิจกรรมซึ่งไม่ได้เป็นไปตามแผน แต่ข้อเสีนเปรียบที่สำคัญ คือ จะเป็นเพียงภาพบางส่วนของการดำเนินงานที่ถูกหยิบยกขึ้นมา ัและดังนั้นปัจจัยที่มีส่วนหรือมีอิทธิพลบางตัวจึงอาจจะถูกมองข้ามไป การบริหารงานโดยอาศัยข้อแตกต่างจึงมีแนวโน้มที่จะสนใจเฉพาะผลงานที่ติดลบ หรือที่เป็นไปในทางไม่ดีแต่เพียงอย่างเดียว
การวางแผนนับว่าเป็นกระบวนการตัดสินใจซึ่งนำไปสู่การปฏิบัติงาน และจะเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับหน้าที่งานบริหารอื่นๆ คือ การจัดองค์การและการควบคุม
การวางแผนควรจะเน้นกิจกรรมขององค์การซึ่งสำคัญที่สุด และซึ่งมีผลกระทบอย่างมากในการบรรลุถึงวัตถุประสงค์
แผนงานควรจะยืดหยุ่นเพื่อว่าหากเกิดผลแตกต่างมากๆ ก็อาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือจัดสรรทรัพยากรใหม่ ทั้งนี้ เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์สำคัญขององค์การ ดังนั้น การวางแผนจึงเป็นกระบวนการสำคัญและคล่องตัวตลอดเวลา และจะไม่หยุดนิ่งซึ่งมีความสำคัญที่สุดต่อความก้าวหน้าขององค์การ
วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ
การบริหารเพื่อผลสำเร็จ(Managing for Results) นั้น เป็นแนวความคิดที่กว้างกว่าเทคนิควิธีการบริหารโดยเป้าหมาย คือ MBO หรือ Management by Objectives กล่าวคือ เทคนิค MBO เน้นถึงวิธีการกำหนดเป้าหมายที่จะใช้มอบหมายงานและจูงใจผู้ปฏิบัติ แต่การบริหารเพื่อผลสำเร็จนั้น จะเป็นแนวความคิดในทางการบริหารที่กว้างกว่าที่กล่าว ปรัชญาและประสิทธิภาพของการบริหารที่จะให้มีการเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก ถึง 3 ขั้นด้วยกัน คือ
- การเพิ่มประสิทธิภาพโดยใช้กระบวนการวางแผนก่อนการลงมือบริหารงานทุกครั้ง
- การเพิ่มประสิทธิภาพในระหว่างกระบวนการบริหารในขั้นการดำเนินการหรือปฏิบัติ
- การเพิ่มประสิทธิภาพโดยการติดตามผลทั้งในระหว่างทางและเมื่อสิ้นสุดการทำงาน
ลักษณะสำคัญของการบริหารเพื่อผลสำเร็จ
- ต้องแปลงเป้าหมายตามแผนงาน ให้กลายเป็นงานที่มีเป้าหมายผลสำเร็จที่ซึ่งแต่ละคนจะสามารถรับผิดชอบได้
- เป้าหมายแผนงานและเป้าหมายผลสำเร็จทุกอัน ต่างต้องพุ่งสู่จุดศูนย์กลางของการปฏิบัติในทางธุรกิจ (practice of the business) หรือการมีกลยุทธ์ในทางปฏิบัติที่ดีนั้นเอง
- การเน้นถึงความสำคัญและการตระหนักถึงผลงานทางเศรษฐกิจ จะต้องฝังลึกเข้าไปอยู่ในงานที่แต่ละคนทำอยู่ นั่นคือ การเอาผลสำเร็จเข้าไปอยู่ในจิตใจขององค์การ (Spirit of the organization) นั่นเอง
- สร้างข้อผูกพันให้แต่ละคนมุ่งใช้ความรู้และทุ่มเทความพยายาม อุทิศให้กับผลงาน โดยคนงานจะเปลี่ยนความสนใจจากตัวงานที่ทำ ความชำนาญที่มีอยู่ของตน และเทคนิควิธีทำ กลับไปมุ่งสนใจที่คุณค่าหรือผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจของผลงาน
- ผู้ปฏิบัติมีความมั่นใจว่าโอกาส ผลงาน และทรัพยากร ต่างอยู่ในความรับผิดชอบของเขาที่เขาสามารถควบคุม และกำกับได้ตลอดเวลา
คุณค่าข้อดีของการวางแผนตามวิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จนั้น มีหลายประการด้วยกัน คือ
- เป็นวิธีที่พุ่งความสนใจเพื่อพิจารณาถึงอนาคต (future-focused) มากกว่าการบริหารงานประจำวันต่อวัน
- เป็นวิธีการบริหารที่มีกลไกสอดแทรกคลุมลึกลงไปในการบริหารงานมากที่สุด ที่ถือว่าเป็นนักบริหารทางการบริหารที่แท้จริง (full-fledged professional) มากกว่าการเป็นนักบริหารแบบสมัครเล่น
- เป็นวิธรการบริหารที่มองไกลออกไปในภายนอก (outward-looking) มากกว่าการสนใจแต่เฉพาะเรื่องภายใน
- เป็นวิธีซึ่งให้น้ำหนักความสำคัญต่อบุคคลผู้ปฏิบัติ (people-oriented) มากกว่าการจดจ่อสนใจแต่เฉพาะตัวผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่
- เป็นวิธีที่ให้ความสนใจต่อผู้บริโภค (consumer-oriented) มากกว่ามุ่งสนใจที่ตัวองค์การ
- เป็นวิธีซึ่งให้น้ำหนักความสำคัญต่อผลสำเร็จ (result-oriented) มากกว่าการสนใจต่อกิจกรรมที่เป็นรายละเอียด
- เป็นวิธีซึ่งส่งเสริมให้มีการคิดค้นหาแนวทางใหม่ที่ดีกว่าการบริหารงานประจำที่เป็นไปตามสภาพเดิม
- เป็นวิธีบริหารที่เน้นและย้ำถึงผลสำเร็จที่ต้องการว่า ต้องการสำเร็จผลในสิ่งใด อะไรบ้าง มากกว่าการย้ำถึงวิธีทำว่าทำอย่างไรเท่านั้น
- เป็นวิธีที่เน้นถึงตัวบุคคล ความคิดที่เกี่ยวข้อง และเวลา มากกว่าการสนใจเฉพาะปัจจัยที่คงที่ เช่น เงิน เครื่องจักร หรือวัตถุสิ่งของ
- เป็นวิธีที่กระจายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาที่เป็นฝ่ายปฏิบัติให้ได้มีความคิดริ เริ่มในผลงานที่เขารับผิดชอบ มากกว่าการรวบรวมอำนาจ สนใจเฉพาะเรื่องทางเทคนิคหรือการควบคุมตามหน้าที่งาน
- เป็นวิธีการบริหารแบบให้มีส่วนร่วม (participative style) มากกว่าการบริหารแบบใช้อำนาจ
- เป็นวิธีการบริหารที่มีการมอบหมายงาน และการรายงานผล มากกว่าการใช้วิธีกำกับสั่งการและควบคุม
- เป็นวิธีส่งเสริมการทำงานเป็นทีม (teamwork) มากกว่าการใช้วิธีต่างคนต่างทำ
| . | Static Planning (การวางแผนแบบเก่า) | Dynamic Planning (การวางแผนแบบใหม่) |
| -จุดมุ่งหมาย | เพื่อให้ได้ตัวแผน | เพื่อให้ได้ผลสำเร็จสูงสุด |
| -โครงรูปพื้นฐาน | เชื่อว่าการคาดการณ์สามารถทำได้ถูกต้อง | เชื่อว่าอนาคตเป็นเรื่องที่คาดการณ์ จับต้องได้ยาก เพราะมีการเปลี่ยน แปลงตลอดเวลา |
| -เทคนิคที่ใช้ | วิเคราะะห์เฉพาะครั้ง เป็นครั้งคราว | วิเคราะห์ต่อเนื่อง ไม่ขาดตอน |
| -กระบวนการ | แน่นอน เป็นทางการ ตามขั้นตอนที่ระบุ | คล่องตัว และปรับเข้ากับสถานการณ์ ที่เลือกเฟ้นพิจารณาแล้ว |
| -แบบการบริหารงาน | แบบสมัยเดิม มีการใช้อำนาจหน้าที่ | กระจายอำนาจ ให้มีส่วนร่วมในการบริหาร |
| -ความรับผิดชอบ | โดยผู้บริหารระดับสูง หัวหน้างาน ด้านวางแผน และเจ้าหน้าที่ช่วยวางแผนในส่วนกลาง | ผู้บริหารทุกคน ผู้อำนวยการด้านช่วยการวางแผน กระจายให้มีเจ้าหน้าที่ประสานงาน การวางแผน |
| -ชนิดของการวางแผน กลยุทธ์ / ปฏิบัติการ / การเคลื่อนไหวของงาน | เป็นแผนแต่ละชนิดแยกกัน | เป็นการวางแผนรวม |
| -การวางแผนตามหน้าที่งาน การตลาด / การเงิน / บุคคลและอื่นๆ | เป็นแผนแต่ละหน้าที่แยกกัน | เป็นการวางแผนรวม |
| -ช่วงเวลาการวางแผน ระยะสั้น / ระยะกลาง /ระยะยาว | เป็นแผนแต่ละชนิดแยกกัน | เป็นการวางแผนรวม |
| - การสนับสนุน | เบื่อหน่าย และไม่ชอบ | สนใจอยากมีส่วนร่วม |
| - ความคงทนถาวร | ไม่เป็นที่สนใจ และมักออกไปจากความทรงจำ | เพิ่มคุณค่าในตัวเอง และเป็นเรื่องตื่นเต้นน่าสนใจตลอดเวลา |
| - ต้นทุน / ผลได้ | ใช้เวลาและมีงานขีดเขียนมาก ต้นทุนสูง ผลได้จำกัด | การตัดสินใจดีขึ้นและมีระเบียบ ใช้เวลาและความพยายามน้อยกว่า ผลได้ดีกว่า สูงกว่า |
วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ นับว่าเป็นวิธีการบริหารที่มีประสิทธิภาพสูงที่สามารถนำมาใช้ในภาคปฏิบัติ อาจกล่าวได้ว่า วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จนั้น ควรจะเป็นแนวการคิดเพื่อบริหารงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยมีวิธีการบริหารตามเป้าหมาย หรือ MBO เป็นเครื่องมือสำหรับปฏิบัติ
กลไกที่เป็นข้อดีของวิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ คือ การคิดวางแผนโดยคำนึงถึงเป้าหมายผลสำเร็จก่อนที่จะมีการลงมือปฏิบัติ ซึ่งจะช่วยให้การบริหารทรัพยากรต่างๆเป็นไปโดยมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ อุปสรรคหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติก็จะได้รับการวิเคราะห์ และจะได้มีการพยายามแก้ไขให้ลุล่วงไปก่อนที่การทำงานจะเริ่มต้น ทั้งนี้ ก็โดยจุดมุ่งหมายที่ต้องการให้เกิดผลสำเร็จที่ดีนั้นเอง
วิธีการบริหารเพื่อผลสำเร็จ จึงเท่ากับช่วยให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า คือ จะมีทั้งประสิทธิภาพในการแบ่งสันทรัพยากรในขั้นวางแผน และการมีประสิทธิภาพในขั้นปฏิบัติ ที่ผู้ปฏิบัติจะมีความผูกพันต่อความสำเร็จที่เขาได้มีส่วนร่วมและรับมา ตั้งแต่ขั้นวางแผน ซึ่งจะทำให้มีความพูกพันโดยตรงกับผลสำเร็จ และเต็มใจควบคุมตนเองที่จะมุ่งทำงานให้สำเร็จได้เป็นผลงานที่ดี
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น