ไขสำคัญของการสร้างผลงาน ที่มี "คุณภาพ"
และเป็นวิธีการลดความสูญเสียอันเนื่องมาจาก "การทำงานอย่างไม่ถูกต้อง"
ซึ่งเป็นที่มาของ "ของเสีย" ด้วย
เมื่อทำของเสีย ต้นทุนการผลิตสินค้าหรือบริการก็สูงขึ้นด้วย ธุรกิจ
อุตสาหกรรมก็มี "กำไร" น้อยลง หรือแข่งขันต่อสู้ด้าน "ราคาขาย" ได้ยาก
ที่สำคัญก็คือ การนำของเสียปนขายไปกับของดี องค์กรก็เสียชื่อ และ
อาจจะสูญเสีย "ลูกค้า" ไปใน ที่สุด
ดังนั้น การไม่ทำของเสียด้วย "การทำงานอย่างถูกต้อง" จึงมีความสำคัญ
ยิ่งต่อการบริหารจัดการธุรกิจ อุตสาหกรรมในวันนี้
นักวิชาการด้าน "การบริหารการผลิต" (Production Management) หรือ
ที่นิยมเรียกกันว่า "การบริหาร การปฏิบัติการ" (Operation Mana-
gement) ในปัจจุบัน (เพราะการปฏิบัติการครอบคลุมทั้งการผลิตสินค้า
และ การให้บริการ) ได้กล่าวว่า "การทำงานได้อย่างถูกต้องนั้น ต้องเริ่มจาก การที่
ผู้ปฏิบัติงานรู้ถึงวัตถุประสงค์ของ งานนั้นๆ อย่างชัดเจน และจะต้อง
มีเงื่อนไขสำคัญ 3 ประการด้วย"
เงื่อนไขสำคัญทั้ง 3 ประการเพื่อ การทำงานได้อย่างถูกต้องจะประกอบด้วย
- การมีมาตรฐานเกี่ยวกับรายละเอียดของงานที่ถูกต้องชัดเจน
- คำสั่งงานที่ถูกต้องชัดเจน และ
-การปฏิบัติตามมาตรฐานงานที่กำหนดไว้ด้วย
เราจะต้องเริ่มต้นด้วยการบอกหรืออธิบายถึงวัตถุประสงค์ของงานหนึ่งๆ
อย่างชัดเจนว่า ต้องการได้ผลอะไรบ้าง เช่น ต้องเสร็จเมื่อใด คุณภาพเป็น
อย่างใด เป็นต้น
ส่วนการกำหนดมาตรฐาน นอกจากจะต้องกำหนดวิธีการทำงานสำหรับ
พนักงานอย่างเป็นขั้นตอนโดยละเอียดแล้ว เราจะต้องระบุถึงเครื่องจักร
เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจนด้วย
ตัวอย่างใกล้ตัวที่เห็นได้ชัดก็คือ การตอกตะปู เพื่อให้แผ่นไม้ 2
แผ่นติดกันแน่นนั้น เราสามารถใช้ได้ทั้งท่อนไม้ ท่อนเหล็ก ก้อนอิฐมอญ
หรือค้อน เพื่อตอกตะปูก็ได้ หากเราต้องการเพียงตอกให้ไม้ 2 แผ่นติดกัน
เราอาจใช้อะไรก็ได้ที่แข็งพอเพื่อตอกย้ำตะปู แต่อาจผิดวัตถุประสงค์ก็ได้ เพราะการเลือกใช้เครื่องมือ
ให้ถูกต้องและเหมาะสมกับการตอกตะปูลงบนแผ่นไม้ที่สุด คือ ค้อน
เท่านั้น เนื่องจากเป็นวิธีการที่ง่ายและปลอดภัย ด้วย
มาตรฐานวิธีการปฏิบัติงาน จึงต้องระบุถึงวัตถุ ประสงค์ และอธิบาย
ถึงขั้นตอนวิธีการทำงานอย่างละเอียดชัดเจน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น
อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด และทำให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าใจงาน
นั้นโดยตลอด
มาตรฐานงานหรือมาตรฐานวิธีการปฏิบัติงานจะช่วยลดความแตกต่าง
ของผลงาน (สินค้าหรือบริการ) หรือลดปัญหาด้านคุณภาพที่แตกต่างกัน
(เนื่องจากวิธีการทำงานที่ไม่เหมือนกัน) ให้เหลือน้อยที่สุด และทำให้เกิด
ความปลอดภัยและสภาพแวดล้อมที่ถูกสุขอนามัย ด้วย
พูดง่ายๆ ว่า มาตรฐานวิธีการปฏิบัติงาน จะเป็นตัวที่ทำให้คุณภาพของ
งานที่ได้มีความสม่ำเสมอ และเป็นไปตามวัตถุประสงค์งานด้วย
มาตรฐานงานที่ดี จึงไม่ใช่การกำหนดขอบเขตวิธีการทำงานอย่างกว้างๆ
ให้แก่พนักงาน แต่ควรระบุชี้ชัดลงไปอย่างละเอียดและชัดเจนเลยว่า จะต้อง
ทำงานเป็นขั้นตอนอย่างไรบ้าง โดยใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ใดเพื่อจะได้
บรรลุวัตถุประสงค์ของงานอย่างรวดเร็วและ มีประสิทธิภาพที่สุด
เมื่อปฏิบัติตามมาตรฐานงานได้ระยะหนึ่งแล้ว หากปรากฏว่ามีการคิด
ค้นวิธีการทำงานที่ดีกว่าเดิมได้ วิธีการใหม่นั้นก็จะต้องนำไปกำหนด
เป็น "มาตรฐานใหม่" เพื่อให้ทุกคนถือปฏิบัติเพื่อให้ได้งานที่ดีขึ้นต่อไป
หลังจากเราได้กำหนดมาตรฐานวิธีปฏิบัติงานที่ชัดเจนแล้ว เราก็จะต้อง
ออกคำสั่งอย่างชัดเจนต่อไปด้วย หากการสั่งงานหรือคำสั่งงานไม่ชัดเจนหรือไม่ตรงประเด็น
โอกาสที่งานจะผิดพลาดก็เกิดขึ้นได้เสมอ
เรื่องการสั่งงานนี้ มักจะขึ้นอยู่กับ "หัวหน้างาน" หรือผู้บังคับบัญชาระดับ
เหนือๆ ขึ้นไปเป็นสำคัญกลยุทธ์ที่ใช้กันได้ผลในการสั่งงานอย
่างมีประสิทธิภาพก็คือ "การทบทวนและตอกย้ำ" คือ ต้องมีการทบทวนกันในเรื่องของ "มาตรฐานงาน"
ระหว่างหัวหน้างานกับผู้ปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอว่า เข้าใจถูกต้องตรงกันหรือไม่
เข้าใจตรงตามวัตถุประสงค์ที่ต้อง การหรือไม่
หลายต่อหลายครั้งที่ปรากฏว่ารายละเอียดที่กำหนดในมาตรฐานงานมี
ความคลุมเครือ ไม่ชัดเจน หรือละเอียดไม่พอ หัวหน้างานก็จะต้องอธิบาย
หรือชี้แนะเพิ่มเติมอย่างชัดเจน พร้อมกับตอกย้ำในประเด็นสำคัญๆ ด้วย
(โดยเฉพาะเรื่องของความปลอดภัย)
หัวหน้างานจึงต้องมีความเป็น "ครู" ที่สามารถฝึกอบรมและสอนงานใน
ลักษณะของการสอนที่อยู่หน้า งาน (On-The-Job Traning)
ได้อย่างเหมาะสมถูกต้อง และต้องเป็นผู้ที่สามารถพูดในเรื่องยากๆ ให้เป็นเรื่องฟังเข้าใจ
ได้ง่ายๆ ด้วย
ดังนั้น เราควรจะต้องถือคติที่ว่า "มาตรฐานงานที่ดี และคำสั่งสอนที่ดี
จะต้องมีลักษณะที่พนักงานทุกคนเข้าใจถูกต้องตรงกัน
และสามารถใช้เพื่อ การตรวจสอบความผิดพลาดในการทำงานได้ด้วย" ทั้งหมดทั้ง
ปวงที่พูดมานี้ จะไม่มีประโยชน์ใดๆ เลย หากมาตรฐานงานนั้นๆ ไม่ได้รับ
การถือปฏิบัติอย่างจริงจังจาก พนักงานผู้ปฏิบัติงาน เพราะการทำงานอย่างถูกต้อง
จะเกิดขึ้นไม่ได้เลย เมื่อไม่มีการปฏิบัติงานตามมาตรฐาน
ดังนั้น การไม่ทำตามมาตร- ฐานงานไม่ว่ากรณีใดๆ ต้องถือว่าเป็น
"ความสูญเปล่า" ของทุกองค์กร ที่สำคัญก็คือ วิธีการทำงานที่ได้กำหนดไว้เป็นมาตรฐานงานแล้ว จะต้อง
ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ อย่างไร้เหตุผล หรือแก้ไขโดยการนึกคิดกันไปเอง
หากเกิดปัญหาที่ชิ้นงาน (ไม่ได้คุณภาพตามต้องการ) ทั้งที่ได้ทำงาน
ตามมาตรฐานแล้ว ก็จะต้องมีการทบทวนกันอย่างชัดเจนให้ได้ข้อสรุปว่า เกิด
ที่มาตรฐานงานหรือคำสั่งงาน หรือเกิดจากการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานกันแน่
ความผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากที่เราได้จัดทำ "มาตรฐานงาน" แล้ว
ควรจะต้องถูกนำไปพิจารณา ทบทวนอย่างรอบคอบระหว่างผู้ปฏิบัติ
งาน หัวหน้างาน และผู้จัดทำมาตรฐาน การทำงานได้อย่างถูกต้อง จึงเป็นการประกันคุณภาพของผลงานได้
ด้วย และเป็นหัวใจสำคัญของ"มาตรฐานการบริการจัดการคุณภาพ ISO 9000"
ยิ่งต้องทำงานกันเป็นทีม เรายิ่งจะต้องยึดถือ "มาตรฐานงาน" อย่างเคร่งครัด
แต่ปัญหาที่เกิดความผิดพลาดในทุกวันนี้ เป็นเพราะเรามักจะทำงานกัน
ตามความเคยชิน ทำงานกัน ตามที่เคยทำๆ กันมา หรือทำกันแบบ "มัก
ง่าย" โดย ไม่ (ค่อย) ได้ปฏิบัติตามมาตรฐานงานที่กำหนดไว้
ทุกวันนี้ เราจะพบเห็นมาตรฐานและหลักเกณฑ์ต่างๆ มากมายที่ไม่
(ค่อย) มีการปฏิบัติตาม เพราะคนที่ชอบฝ่าฝืนก็ยังฝ่าฝืนกันอยู่ร่ำไป
แบบนี้ต้องแจก "ใบแดง" ครับผม!
โดยคุณ : วิฑูรย์ สิมะโชคดี -
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น