จาก หนึ่งสมอง สองมือ
รวมบทสนทนา "ชีวิตธุรกิจ" พ.ศ. 2530
โดย ประสาร มฤคพิทักษ์
สำนักงานบางแห่ง สิ่งที่น่าปวดหัวมากที่สุด คือกระดาษ
เป็นสำนักงานที่คนพากันเป็นใบ้กันไปหมด
เพราะการสื่อสารทุกอย่างเป็นเอกสารทั้งสิ้น
จะสั่พิมพ์ดีดงานสักชิ้นหนึ่ง ต้องทำบันทึกแนบต้นฉบับ
ร่ายยาวถึงความจำเป็นที่ต้องพิมพ์เอกสารชุดนี้
จะขอคำแนะนำจากผู้จัดการ ทั้งที่นั่งอยู่ห้องติดกันแค่คืบ
ต้องทำบันทึกถึง แทนที่จะพูดกันเสร็จใน 10 นาที
ต้องนั่งร่างบันทึกแล้วส่งพิมพ์ดีด แล้วให้คนส่งเอกสารนำไปให้
ผู้จัดการดองเรื่องไว้ 3 วัน แล้วบันทึกตอบกลับลงมา ตกลงทำงานนั้นไม่ทัน
จะจัดงานประจำปีของบริษัท ผู้จัดการพิมพ์โรเนียวถึงพนักงานทุกคน
ทั้งๆที่สามารถพูดในที่ประชุมประจำสัปดาห์ได้
โดยไม่ต้องเปลืองหมึกเปลืองกระดาษโรเนียว
ลูกน้องจะแสดงความเห็นต่อเจ้านาย มีโอกาสพูดด้วยวาจา กลับไม่ยอมพูด
แต่ใช้วิธีทำบันทึกถึง เจ้านายอ่านบันทึกที่มีข้อความจำกัดแล้วไม่เข้าใจ
กลับมาเล่นงานลูกน้องอีก กลายเป็นความบาดหมางกันไป
กลายเป็นว่า กิจกรรมทุกอย่างเป็นบันทึกเอกสารไปหมด กระดาษจึงปลิวว่อนทั่วสำนักงาน
ผลของการใช้กระดาษนอกเหนือความจำเป็น คืออะไร
คนทำงานต้องใช้เวลามากขึ้นอีกในการร่างพิมพ์ และส่ง
งานควรตัดสินใจได้ทันที ต้องถูกดองไว้
ก่อให้เกิดความเข้าใจผิดได้ง่าย เพราะการสื่อสารด้วยตัวหนังสือ
เป็นการสื่อสารทางเดียว หมิ่นเหม่ต่อความตีความคลาดเคลื่อน
ผู้จัดการต้องเสียเวลามากยิ่งขึ้นกับการโต้ตอบเป็นภาษาเขียน
เอกสารเกะกะรุงรังโดยใช่เหตุ
เสียค่ากระดาษเพิ่มและเป็นภาระในการกำจัดกระดาษ
ลองหันมาสำรวจสำนักงานกันดูดีไหมครับว่า กระดาษในสำนักงานเราใช้มากเกินไปหรือเปล่า
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น